E-mail「回复所有人」惨遭解聘！职场电子邮件15个潜规则大公开
▲在职场上用电子邮件有许多「眉角」，其中包括「不要随便回复所有人」。（示意图／Stephen Phillips - Hostreviews.co.uk／取自免费图库Unsplash）
文／基姆‧佐勒(Kim Zoller)、凯芮‧普雷斯顿(Kerry Preston)
「从很多角度来看，电子邮件都是无与伦比的沟通工具。然而，电子邮件却无法取代面对面的交流。」──比尔．盖兹
在每场研讨会上，我们都会请学员说出工作中有哪些事情会惹恼他们。近来，大多数人的回答都跟科技有关（像是电子邮件、语音讯息等问题）。这些先进的沟通方法俨然已成为我们联系彼此的非正式管道，帮助我们快速传达讯息。然而，尽管科技改变了人们看待沟通的方式，却没有改变人们收到讯息时的反应模式。
在当今繁忙的商业环境里，时间已成为一项昂贵的商品。像电子邮件和语音讯息这类有助于节省时间的工具，可以帮助我们加快沟通的速度。要知道，使用这些科技沟通，比较不那么正式，你必须格外留意：一旦沟通变得太不正式，可能会大幅降低你的效率。此外，请切记一点，只要是在沟通，无论何时、无论用什么方式，你都在建立印象。因此，你必须时时确保自己给人的印象是正面积极的！
有些沟通方式比较常用，有些则不然，例如电子邮件就比传真更为普遍。重要的是，无论透过哪一种方式，都应该要以最专业的做法来进行沟通，以维持我们的高度专业。
听听别人怎么说
最近，一位客户告诉我们，他有个同事遭到公司解聘，因为他不小心将一则极为粗俗的笑话发送给他邮件联络清单上的所有人。不幸的是，该清单上还包括客户以及公司的执行长。另一位客户则告诉我们，他们公司有人向同僚发送了一则讯息，里头用英文大写字体写着：「我要你马上到办公室来见我。」发送讯息的人其实只是想要找人来脑力激荡，一同讨论当天稍晚将由他主持的会议。然而，收件人却以为寄件人非常生气、想要责怪他。这起事件后来花了一整天的时间才平复下来，当事者的情绪也才获得缓解。如此宝贵的时间就这样白白浪费掉了！─「形象力学」培训师
▲曾有案例是误将信件发送给「所有人」而惨遭解聘。（示意图，非当事人／pakutaso）
非问自己不可的关键问题
▨ 我想要传达什么讯息？
▨ 什么样的事情会惹恼我？（通常，会惹恼你的事情也可能会惹恼别人。）
▨ 收件人能否理解我讯息里的含义？
如果你觉得你要留的语音讯息或是要写的电子邮件可能会遭到误解，请在发送前，先给别人过目或是听听看，让他们给你回馈建议。
电子邮件
1. 如果你有急事要联络，或是有事要立即决定，最好直接跟对方见面谈，或是打电话给他。
2. 不要写下任何情绪性的字眼，或是你事后可能会想撤回的文字。如果你不确定，请重读三遍。
3. 不确定的电子邮件先放到草稿匣里，等一小时后再回来重新读一遍；这么做可能会让你产生不同的观点。
4.电子邮件无法取代亲手写的卡片。
5. 每天查看你的电子邮件。
6.在发送任何邮件之前，请务必校对内容、检查你的错字和文法。
7. 将电子邮件的目的写在主旨栏里，并把你想要采取的行动写在第一行或第一段里。
8. 除非跟所有人相关，否则不要选择「回复所有人」。
9. 你的电子邮件必须简短扼要。
10. 如果你要传送的讯息跟前封邮件内容无关，请不要按下「回复」的选项。换言之，要处理新主题时，请撰写一封新的邮件。
11. 在邮件中使用全部英文大写字母时要格外小心。全部大写字母的内容，读起来多半会让人觉得你在大吼大叫！
12. 把邮件转发给通讯录里的所有人并非明智之举，除非你确定所有人都需要收到这则讯息。
13. 传送笑话邮件给业务往来的对象是不恰当的，而且欠缺专业性。
14. 要给收件人足够的时间回应。
15. 了解或是建立你们公司／部门的电子邮件文化，亦即收到信件后要在多久时间内回复才算是符合期望。善意提醒：身为公司／部门的领导者，你有必要建立电子邮件的文化和期望。请记住，私人时间不受公事干扰，才会让员工在工作时更有动力。
▲在职场使用电子邮件、社交媒体都有「潜规则」。（示意图，与当事人无关／翻摄PAKUTASO）
所有社交媒体
以下原则可以帮助你在所有社交媒体平台上建立良好的品牌和声誉。
1. 你所张贴的照片必须是你身边任何人看了都不会有问题的，这当中包括你的父母、孩子、老板、同事和客户。
2. 任何在商业场合里会被视为不当的行为举止，千万别做。
3. 请记住，会关注你社交档案的人不只是你的朋友。说不定未来哪一天有个大好的工作机会，却因为你多年前的一则发文而受到影响。
4. 每则留言都应该合乎情理。
★本文摘自时报出版《16个会后悔的沟通方式：想再往上，先避开连高阶主管都会犯的错》，作者基姆‧佐勒(Kim Zoller)、凯芮‧普雷斯顿(Kerry Preston)。「你可能不会因为有礼貌而让别人记住，但你肯定会因为不礼貌而让别人记住。拥有28年培训经验的人际沟通双权威联手，教你从「错误」的角度切入，善用交涉技巧，就能左右逢源！《财星》500大企业教练╳培训超过20万人才，教你避开说话地雷区，善用沟通技巧，打造职场软实力。」