高成效的唯一秘诀　一次只做一件最重要的事

文／经理人月刊专注是效率的基础。真的把事情做完的人，做事都非常专注且充满活力，能在紊乱中仍旧深思熟虑，保持冷静。一次只做一件事，不但能完成最多重要的事，所花费的时间也更少。2009年，两位西北航空（Northwest Airlines）的机师因为飞机偏离航道150英哩而被吊销执照。当塔台试图联系他们时，他们正在使用笔记型电脑安排之后的航班，没注意到飞机已经超过机场。 机师因为太过注意未来的航班，却忘记航行中的飞机，很不可思议吗？想想你上次边开车边讲电话、看简讯、查e-mail是什么时候。你觉得开车不用太专心，所以不管是在等红灯，甚至车子在行进当中，你都敢任由自己分心做别的事。问题是，研究显示，边开车边讲电话发生意外的机率，是专心开车的4倍，相当于酒精浓度0.08的人开车肇事的机率。 试将安全驾驶、准时抵达目的地，想像成你手边正在进行的工作，将沿途中所有令你分心的事物，想像成你在办公环境里会面临的干扰（除了讲电话、看简讯、查e-mail，或许还包括环境太吵、老板临时派来一项任务、上网买东西、浏览新闻网站等）。即使你像喝酒上路一样不专心工作，当然还是有可能安然抵达终点，但是你也有可能走错路、紧急煞车，甚至发生意外。 多工、分心＝效率不彰 根据美国精神病协会（American Psychiatric Association）的界定，注意力缺陷过动症（ADHD, Attention Deficit Hyperactivity Disorder）的主要症状包括：经常无法专心在工作上；经常在面对面谈话时，好像没有在听人说话；经常无法好好安排工作和活动；容易因外界的刺激而分心。 你或许并不是精神医学上认定的ADHD患者，但不可讳言地，你是不是觉得上述症状，你好像多少有个一、两项，甚或全部都有。诚如ADHD治疗专家爱德华．哈洛威尔（Edward Hallowell）所言，现代职场环境已经让愈来愈多人出现注意力缺乏的特质（ADT, Attention Deficit Trait）。 对此，MIT史隆管理学院数位商务中心研究员麦可．史拉格（Michael Schrage）指出，分心最大的影响就是生产力和绩效表现。 直接的证据是，分心会降低大脑「工作记忆」的容量。工作记忆指的是我们在从事复杂认知作业时，储存和运作短期记忆讯息的能力。过去，心理学家认为，我们的工作记忆能存放7项资讯；现在普遍的看法则是，人最多只能同时处理2～4项元件，甚至更少。 换句话说，在记忆体有限的前提下，同时处理多项工作任务，并不会扩充工作记忆，反倒会互相排挤，让你抓着新的就忘了旧的，变得健忘，就像ADHD患者一样：工作记忆无法持续记住「现在正在做的事」，只要有新的刺激出现，就会覆盖之前的记忆，只能专心于接踵而至的工作、处理当下的事物。 专注、投入＝最高绩效 虽然在高度竞争的职场上，多工（multitasking）几乎已成为无奈的现实，但是当你同时处理两件或更多件任务时，情况并不是像是你认为的边开车、边讲手机那么单纯，而是在一连串事物上快速地转移注意力，每一次转移都需要重新聚焦。若是其中一件事情愈复杂，需要的注意力愈多，转换到另一件事所需要的「切换时间」也愈长，导致我们愈容易会遗漏另一件事的内容。 密西根大学大脑、认知与行动实验室（Brain, Cognition, and Action Laboratory）主任大卫．麦尔（David Meyer）直言，透过训练，人们固然可以有更好的多工策略，但就算训练到筋疲力尽，仍然无法达到每次都全神贯注在一件事情上的效果。多工的本意是为了追求效率，但麦尔的研究发现，同样是完成两项工作，一次只做一件事的人所花费的时间，比起在两件事之间来回切换的人，节省了25%。 由此可见，专注是效率的基础。海克．布鲁奇（Heike Bruch）和苏曼特拉．戈夏尔（Sumantra Ghoshal）在《主管别瞎忙》一书指出，高达90%的经理人都把时间浪费在缺乏效率的活动上，只有10%的经理人真的把事情做完──这群人做事非常专注，充满活力，在紊乱中仍旧深思熟虑，保持冷静。 专注的经理人多半采用「由内而外」的工作方式，有明确的目标和优先顺序，也会确保所有活动都有助于目标的达成，所以会坚持每天什么该做、什么不该做，不让自己迫于时间压力与外在环境，而让急事、琐事干扰了重要的事。反之，缺乏效率的经理人则多半采用「由外而内」的工作方式，容易受到外在条件与情势的冲击，心理上也会因为工作内容、上司或同事而分心。 更重要的是，当你专心一致，高度投入于目标之中，发挥出自我最大的能力时，你不仅能完成任务，你更会感到满足，毫不倦怠，对自己充满自信，觉得人生更有意义。 美国心理学家米哈里．契克森米哈赖（Mihaly Csikszentmihalyi）称这种全然的专注为「心流」（Flow），是人类的最优经验。他在《快乐，从心开始》一书中说明，「最优经验的主要特色是，经验本身就是个人的目标。当初你或许希望透过工作达到某种目的，但你的工作若能令你全神贯注，最后你的成就感反而来自工作本身。」

（撰文 / 张玉琦，编辑 / 齐立文，本文取材自《经理人月刊》2012年7月号）

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