企业采远距办公 留意纸本合约数位化

因应台湾本土疫情升温，许多企业采远距办公。德勤（Deloitte）商务法律事务所17日举办「德勤商务法律线上论坛–疫情下远距办公的法律数位转型」建议，业者应检视企业内部相关法律工作运行机制，订定符合需求之流程和系统开发，例如确保履行项目不遗漏、纸本合约数位化。

疫情加速企业数位转型进展，也颠覆过去传统人与人或文件之实体接触作业流程，德勤商务法律事务所主持律师陈彦勋指出，以企业的实务为例，企业营运过程中一定会出现复数的交易相对人，包括厂商、加盟业者、代理商、客户及员工等，经常碰到法律数位转型的议题，例如，如何有效控管及跟催合约进度、纸本合约数位化与检索功能、过往合约审阅经验及知识的传承、建立常用的合约范本、有效确认电子签章效力、以及法律问题类型化以降低营运风险等。

观察到企业在推动数位化过程中，关于保存合约、确认合约最新版本、以工具比对新旧版本差异或履约项目不遗漏等事项，多会遇到系统和即时回复等问题，建议应建立一套适合的系统工具，除了解决上述问题外，无论是即时与外部律师线上沟通、降低与内部人员沟通之时间及成本、快速建立合约初稿机制与行动签核审阅等系统需求，皆能迎刃而解。

德勤商务法律事务所资深律师张宪玮认为，面对法律数位转型时，一般合约管理常见的问题，包括公司如何统一管理合约范本、签核版本与以前年度签署合约之差异、交易对手只愿提供纸本合约，应如何以系统签呈、主管在外签核如何迅速重点审查合约、部门间如何有效率会办合约签呈、既有纸本签核表单如何整合至系统、如何确认用印版本与审核版本相同等实务议题。企业应透过有效率地合约产出、版本差异自动比对、弹性的签核流程设计及OCR模组等，可有效解决远距办公遇到的难题。另外，亦可透过电子签章方式，降低人与人之间的接触，且亦能符合电子签章法的规定。

面对当前疫情冲击和企业远端办公之状态，在法律部门日常营运最主要的合约审阅与管理上，皆有取代过往作业模式之必要性及迫切性。Deloitte Legal在国际上对于法律科技在法律部门的各层面部署，包括企业并购、合约管理及法规遵循等，皆有一套评估企业在法律数位转型的成熟度机制，可供企业做为转型参考。