保险业务摆脱三袋公主 Adobe文档工具办公更轻便

越来越多公司努力投入企业社会责任（CSR），不少企业着重于环境永续的层面，希望能够节约资源。无纸化办公模式不仅能达到上述目标，从企业社会责任方面提升企业形象，亦能解决文件保存、传送及签署等难题，同时也能让企业在疫情尚不明朗的时候最大程度保持业务的连续性。

以保险业与银行业为例，无纸化跟减碳是科技化与数位化的重点。2010年2月起，台湾证交所与柜买中心订定「上市上柜公司企业社会责任实务守则」后，各大上柜上市公司每年便撰写「企业社会责任报告书」；此外，在环境永续的层面上，环保署也祭出碳足迹标签和减碳标签。

而过往的保险业务员被戏称为「三袋公主」，出门就带着要保书、商品建议书和契约变更书，但是利用Adobe Sign行动应用程式或者在平板上以网页版签署，不仅省下大量碳排放，也不怕写错字需要更改。如此，业务人员即可随时开始工作，即使遭遇如疫情影响等突发状况也可以移动或者在家办公，无需赶着下午五点前往返办公室递交文件，从而保持业务的连续性。

或是企业内部开会只用一次的文件，亦可善用Adobe Scan行动应用程式扫描相关文件，建立 PDF 后传送给企业各部门成员，方便同事即时讨论及跟进，有助实现业务及档案管理无纸化。

Adobe香港及台湾区高级数位媒体技术工程顾问黄耀兴（Ernest）表示，电脑网路的发达、云端服务的普及等科技发展，为全面无纸化办公促成有利条件。此外无纸化办公在技术上亦已相当成熟，电子签名的安全性及法律效力等问题已解决。再者在很多公司尝试让员工居家工作的当前，更是企业开展无纸化办公的好时机。

对企业而言，业务及档案管理无纸化不但能为企业节省储存空间，更能带来庞大的效益。根据Adobe在2019年8月委托 Forrester Consulting 发布的一项《Adobe Sign的总体经济影响》（The Total Economic Impact of Adobe Sign）调查显示，企业使用Adobe Sign可获得420％的投资回报率，在三年内为企业带来680万美元的收益，并为每笔交易节省6美元。分析认为，电子签署不但能节省印刷费、邮递费，让员工专注在更有影响力的工作。此外，无纸化亦能增加企业社会责任，对外提升企业形象、强化利害关系者对企业的观感、增进客户忠诚度并增加国际竞争力和市场地位，企业社会责任甚至已成为企业吸引优秀人才的因素。