經濟選書／哈佛日曆快十天 提前完成 從容檢核

《哈佛日历快十天》书封。 幸福出版／提供

有办法在限定的时间内完成大量工作，显然是项优秀的能力。然而，这项能力必须伴随着高品质的成果，才会受到认可。如果光顾着赶快完成需要细心努力、投入时间的事，最终只会得到眼前所见、想法所及的结果，很难创造出有意义的成果。

韩国社会将「效率」视为最好的美德。也许有很多人认为能在有限时间内完成很多事，是最了不起的能力与效率。然而，真正的效率必须同时囊括质与量的效能。在有限时间内完成大量工作亦在品质方面创造有意义的成果，才称得上是真正的效率。

此外，关于有效率地使用时间，正确处理业务固然是基本，同时也意味着投入的时间与成果相对来得少。这里的重点是：「成果对比」，也就是使用较少的时间创造优质的成果。如此一来，无论是对个人或组织来说，都是在节省时间成本。有效率地工作不在于「做多少」，而是取决于「做什么、怎么做、做得好」。

「提前十天完成」的方法也是如此。专注「真正的效率」与工作本质。关键在成果完整度，不是做了多少。

首先，厘清自己需要做什么，而后尽力寻找解决方法取得结果。即便为了专注业务而设定时间计划表，也要先判断哪些可迅速完成，哪些需要后续检讨时间。除了优先顺序，得将处理业务的速度、截止时间一并考量。

不要试图一口气完成好几件事。高效工作者十分清楚同时处理愈多工作，愈容易降低成果品质。愈想赶快多完成几件事，从容、仔细检查的时间也随之消失，最后只能局限在眼前所见、想法所及的框架内处理工作。只顾着迅速完成工作，结果免不了得付出更多额外时间，确保成果的完整度。这显然是没有效率的工作方式。

有些人误以为必须把整天时间塞满工作，才称得上「有效率」。拚命填满所有行程空档，认为行事历上的空白会被视为玩乐时间，唯有工作量才能证明自己的能力。把工作安排密密麻麻地输入行事历，赶在截止时间内交出成果，但最后收到的往往不是正面评价。老是急于按照日程行动，结果却在内容不够完整的情况下就交出成果。过了截止时间，还得为了修改、补充耽误其他日程。然后自责「为什么我的时间老是不够用？」旁人更疑惑「为什么这个人不能一次就把事情处理好？」

无论做任何事，愈是遵循既定的时间表，愈容易陷入「要做的事一大堆却没有时间」的循环。此时，不妨试试「提前十天完成」，自然地关注于「做什么、怎么做」，而不是「做多少」。

（摘自《哈佛日历快十天》，幸福出版）