比预期提前10天完成！哈佛优等生都在用的奇迹时间管理法

文／河知银　图／幸福文化、达志示意图

希望一棵树能够茁壮，首先得要持续浇水，并且适时修剪。希望一棵树能够结成果实，需要的是预留充足的时间悉心照料。

工作也是如此。为了赶上截止时间而匆忙完成，其实等同于揠苗助长。将「提前十天完成」的概念付诸实践，便能从容不迫地改善，收获意义非凡的果实。

「赶在截止时间前完成确实很重要，但更重要的是把事情做好啊！」

策略规划组的S，今天又被组长大骂一顿了。虽然赶在截止时间前完成报告，却被严厉斥责「内容不足」。为了赶在期限内完成报告而倾注的心力，仿佛都在顿时间化成泡沫。明明已经在预定的截止时间交出成果，换来的却是「时间没那么重要」，着实令人有些不知所措。尽管内心也很清楚成果的品质有多重要，但当下倒是很想反问一句：「既然如此，为什么不多给点时间？」

「我得赶快修改好，重新上呈才行，但⋯⋯到底该怎么做？」虽然身体已经开始迈向下一项工作，内心却十分烦躁，思绪也很复杂。

比截止时间更重要的是……

像S一样，拚命赶在截止时间完成的态度，是被动型职员典型的工作习惯。被动型职员会以截止时间去拟定计划，将行程排得密密麻麻，以免浪费任何时间，并且努力在规定时间内按照计划完成工作。然而，却怎么也无法摆脱「时间」这个框架的限制，只顾着埋头遵循拟定的时程表。这也是没有「做事头脑」的人的典型特征。

有做事头脑的人则做法不同。尽管乍看之下确认工作日程的模样差不多，但他们往往是把重点聚焦于业务的发展与结果，而不是截止时间。

一开始虽能从容不迫地订好截止时间，但很多时候会在实际开始工作时，发现比预期需要更多时间。此时，有做事头脑的人会发挥灵活的弹性，确认剩余的时间并且尽可能重新调整业务顺序，以获取更好的成果。

假如经过判断后需要延长期限，会事先向相关人士说明情况后，提出调整日程的建议。避免为了赶着配合截止时间，反而导致成果出问题。调整日程时，也会主动反过来提出适合自己的日程安排，而不是一味配合对方要求的时间。

有时会为了如期完成工作，筛选受委托的业务，并适时寻求协助，并观察工作发展的趋势及全面研究必要事项后，再根据情况自由调整时间与业务量。

假如时间是一条等速移动的输送带，有做事头脑的人会在时间上考虑工作的发展与结果后，根据需求重新调整业务。将调整业务的主导权掌握在自己手中，而非交由时间控制。

相反地，被时间追着跑的人又是如何？将拚命追赶却尚未完成的结果放在输送带上，然后无可奈何地面对自己明明很努力，却被上司大骂一顿的局面。

告别忙盲茫！关键在于弹性变通

营业部的L经理为了在两星期后的新产品企划会议上提出创意构想，空出一整天的日程。然而，整个上午却完全集中不了精神。虽然会议是在两星期后，时间上还算宽裕，但在毫无进展的情况下，只有时间不近人情地流逝着。

L经理随即转换处理方式。他认为若放任情况这样发展下去，非但无法发挥创意，甚至还会造成其他工作的延迟，于是决定提前处理，在隔天日程中有办法轻松解决的一、两项业务。就在快完成提前一天处理的工作时，忽然灵光一闪出现关于企划的想法。虽然当时已经接近下班时间，但还是先做个简单的笔记。

隔天上班后，L经理稍微整理前一天留下的笔记后，开始着手撰写新产品的企划案。剩余的时间则用来重新修改这份企划初稿，使其变得更为完善。

L经理将当下无法处理的工作与其他日程交换，并顺利完成理想的成果。假如L经理只顾着按照预定的计划，结果会是如何？要不是写出令人不满意的企划，要不就是得将工作持续至第二天，导致连带延迟隔天业务的糟糕情况。

L经理的工作方式，与「比预期提前十天完成」相当类似。为了好好完成工作，重新调整业务的排序。由于新产品的创意构想与提案是相当重要的业务，所以经判断势必得提前完成如此重要的工作，才能确保时间上的宽裕。然而，进展却不如预期，因此决定先解决可以马上处理的小事。等到创意浮现时，尽快把握时机，最后顺利完成提案。弹性调整时间，确保预留充分的时间修改，在没有压力的情况下有效率地处理业务。

愈重要的工作，愈该提前进行

企业CEO处理业务的方式，也是依循类似的模式。CEO作为一间企业握有最高决定权的人，必须在消化各种日程的同时，做出最好的决定。他们是比任何人都需要彻底管理时间的人。日程的管理基本上是由秘书安排，但最后仍得经由本人确认与调整。虽然会根据需要的时间制订日程，不过这只是用来处理日常业务的辅助。比起消化预定的日程，顺利进行工作并交出成果才是更重要的事。为了按照预定的日程，却没有充裕的时间检讨与判断，自然就会提高做出不适当决定的机率。

「迫于时间上的不得已」这句话，意味的是工作的主导权不在自己手上。只顾着埋首于非完成预定日程不可的想法，很容易让人顿时失去整体的方向。然而，最高阶的领导者却懂得综观趋势，于必要时果断调整后，再继续着手工作。

因此，越是重要的工作，越会提早处理，充分预留检讨与深思熟虑的时间。这就是CEO掌握工作与时间主导权，并且做出更好选择的策略。

「提前十天完成」，是为了让时间的主导权重新回到自己手上。善用「提前十天完成」的策略，坚守我们对于工作与时间的控制权。当我们有能力掌控与调整的事物越多，信心也会变得越强。

当一个人握有主导权，并且借此达成成就时，不仅会开始为自己感到自豪，更会因此受到激励而愿意接受新挑战。如此一来，才能成为自己理想人生的主人。

书名：《哈佛日历快十天》

作者：河知银

经历：目前为韩国生活顾问专业教育企业BeConnected执行长，为企业与个人提供个人品牌、专业能力咨商服务。现任国际疗愈生活辅导协会理事，以及龙仁艺术科学大学大数据管理系兼任教授。

出版社：幸福文化