商业英文单字深聊系列－与乌克兰总统学习 精准提升会议效率

与乌克兰总统学习精准会议。 图／Jeff老师提供

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每次在与客户简报之前，你都有想清楚，这场简报会议的目的吗？若一开始没有想清楚要跟客户确认的资料或结果，或许就白白浪费这段时间。

在讲解前，有一个重要的英文名词要先记得，叫做"Key Asks"，Ask 在这边作为名词，应当做request 意思是一样的。Ask在英文字典中的意思是：A demand or situation that requires a specified degree of effort or commitment.

过去，笔者与亚马逊公司在开会的时候，他们其中一页的memo，大大的区块标题就是写着Key Asks，指的是亚马逊需要品牌公司承诺投入资源的事项，例如增加专职的客户经理、产品种类需增加或是备品从2％拉高到3％等，重要的决议事项，都会出现在这一区块。

这次的会议让我了解到，原来所有的简报，在开会之前，都应该把希望对方做的事情，详细列清楚。也因为这个做法，能用最短的时间达成最终的目的。

之后几次与亚马逊的会议也一样有效率，过程令人神清气爽，也和之前和其他公司开会完全不同。笔者也是在这场会议后才真正被点醒。

对于一般的读者来说，英文简报有好几个不同的关心层次：第一个层次是担心自己的英文不够好；第二个层次是关心产品特色有没有讲清楚；第三个层次则是在乎讲完大家有没有印象深刻，客户的反应是不是热烈。

我想绝大多数的人也和我一样，将大把时间花在修炼上述这三方面的能力，不管是对着镜子大声练习，还是套用专业的简报范本，又或者是修正用字遣词，务必做到精采吸引人。

但在进行前三项修练的同时，很容易让我们忘了一项很久之前就是该知道的概念，那就是「到底要这个会议来干嘛？」 以及「你要对方做些甚么？」

打个比方，在攀登玉山的路上，千辛万苦爬到排云山庄之后，吃完早餐后，看着云海觉得心旷神怡，就要准备下山了吗？我想应该不会有人这样做，排云山庄虽然美好，但那并不是终点，要征服玉山，总得在玉山主峰上拍照，才算完成。

因此，我们将这个观念延伸到简报报告的第四个层次：

简报准备的过程，请把重心放在，你希望客户（听众）这次下单多少？要下哪个型号，多少数量？如果客户不能下单A型号，那客户该下哪个替代型号B？

觉得这些问题太细、太具体，而感到困惑吗，其实因为过去我们一直有个习惯，希望透过一个好的简报，让客户留下完美的印象，而在简报之后，就看缘份了，最好是客户因为超级开心，疯狂下单，但是事实往往不是这样，原因是缺乏一个具体的方案给客户考量。

我们透过泽伦斯基在美国国会的对谈中来印证这项关键概念，时间回到3月16号，泽伦斯基透过视讯和美国国会的两党议员进行演说，这些委员掌握军售条件与国防预算的生杀大权，这场视讯会议关系到好几十亿美元的军售金额，也关系到乌克兰可以买甚么武器、可以买到多少武器，过程中泽伦斯基是怎么进行Key Asks 的呢？

以下分为三个步骤跟大家说明：

#1 确立自己 要的是什么

乌克兰现在最需要的是甚么，是武器支援吗，这样定义实在太模糊了，所以泽伦斯基讲得很清楚，面对现在的战局，俄罗斯享有空军的优势，从高空轰炸地面设施，防不是胜防，为了确保军用物资以及人道走廊的运输，他要的是「防空武力」，包含设立禁航区等等。

Is this a lot to ask for, to create a no-fly zone over Ukraine to save people?

Is this too much to ask human humanitarian no-fly zone, something that you can said Russia would not be able to terrorize our free cities.

#2 诉求情感 让人感同身受

大家都知道乌克兰被俄罗斯狂轰滥炸，也都知道处境很艰难，但是有没有感同身受就是个问题，Tim Cook 说过一个字叫做visceral feeling，那就是打从骨子里感受到的意思。

所以泽伦斯基用影片说故事，影片呈现出乌克兰原本美丽的都市被狂轰滥炸之后的破败景象，再搭配动人的音乐作背景，除此之外，他更用美国人最能感同身受的911 事件以及珍珠港事件来做唤醒大家心中的感受。

Remember pearl harbor, morning of December 7, 1941, when your sky was black from the planes attacking you.

Remember September 11, terrible day in 2001, when evil tried to turn your cities, independent territories in battlefields.

Our country experiences the same, every day, right now, at this moment, every night for three weeks now.

#3

同时给人选项

最终提供一个转圜的余地，让对方即使无法立即答应，也能有一个退而求其次的方案。

在演讲中泽伦斯基最后说：「如果不能设立禁航区，不然，请给我们S-300飞弹。我知道这世上有这个系统，但这些系统现在不在乌克兰，无法防卫乌克兰的天空。」

If this is too much to ask, we offer an alternative.

You know what kind of defense systems we need as 300 and other similar systems, and you know that they exist, and you have them, but they are on earth, not in the Ukrainian sky.

结语

简报的目的不是为了淀到大家的鼓掌而已，要做生意，更重要的是清楚的让对方知道，我方的要求是甚么。

为了做到这一点，你必须把你要的东西，具体量化，摆在台面上，让大家去考量，下次当你遇到简报会议时，请务必把握泽伦斯基示范的 Key asks 这个观念。

（本文出自JEFF商务英语）