职场》疫情催化远距办公态势　3大方向巩固管理高效率

企业面临到的最大难题是如何让远距办公的管理也能维持高效率。（图/取自pixabay）

全台疫情警戒持续延烧，对于许多企业的内部工作模式，已从短期应付简单的居家办公，演变成为如何进行长期有效率的远距办公挑战。沟通交流、会议召开以及工作回报的各种运作制度，在在都考验企业主与人资在数位转型的准备是否万全。

中华人事主管协会远距管理专家周纯如认为，即使企业内部的设备可以在短时间内就达到工作所需的标准，然而企业真正面临到的最大难题，是如何让远距办公的管理也能像如临现场的高效率管理，建议先从资料汇整、工作回报以及如何筹办远距会议这3大方向着手。

首先，在远距办公上最重要的就是资料的易取得性，周纯如建议企业内部必须先规范好办公室内部资源范围的层级控管，以及档案的列表汇整；同时，各部门都应针对自己部门的资料库做好正确的次序排列与关联性掌握。

在工作回报上，周纯如说明，除了主管必须成为有效的任务交办者外，部属同仁也必须扮演有效承接任务者的角色，除了懂得将主管所交办的任务依照次序关联和轻重缓急去逐一完成之外，还需要有效地汇整工作执行中的各项档案，并建立适时回报进度的心态，以利团队任务追踪、转交时，能够顺畅且有效率进行。

最后，在远距会议的筹办上，周纯如提出了4大步骤，首先是会议的完整流程规划与议程订定；其次是完善的资料准备，最好是能在前一小时或前一天完成提供所有与会者；接着是会议中的效率化掌控，必须控管每一项议题的讨论、聚焦及时间掌控；最后也是最多公司常常没有做到的，就是会后的决议与执行追踪，以表格化去追踪每一项决议事项的落实进度，才能使会议召开具有意义。

中华人事主管协会执行长林由敏表示，全球越来越多企业将时间与资源投入在能够提升远距办公应用的各项资讯软体，企业在借由加速内部营运流程数位化的过程中，同时也是踏出企业的数位转型第一步。然而，企业必须更宏观地进行企业内部的数位化发展策略，包含掌握资讯基础建设的数位化能力、重新调整各项职务的工作定位与技能、加速转换新工作模式、重新思考数位人才规划和布局，才能持续不断地产生崭新的商业模式、应用、机会与竞争态势。