疫情升温如何让远距办公有效率 Google分享6大密技
新冠肺炎疫情升温，如何让团队在远端办公也能保持效率？Google 分享六大密技。(达志影像／shutterstock提供)
因应近日新冠肺炎(COVID-19)疫情升温，远距工作需求增加，Google 整理了许多远距工作的相关工具与资源，希望协助社会大众，无论是个人或企业都能维持工作效率、确保营运顺畅。无论是你自己或是团队有此需要，都可以参考相关工具的使用技巧与建议。
为了提升企业员工远端工作的效率，并且让团队协同合作时更为顺利，Google 提供一系列远距工作的实用工具与资源，日前也宣布至 7 月1 日前使用 G Suite 和 G Suite 教育版的机构将可免费使用进阶的 Hangouts Meet 视讯会议功能，包含支援更大型的视讯会议、提供直播功能以及录制会议功能，让企业趁疫情期间加速数位转型。
为了创造友善又安全的远距办公环境，Google Cloud 台湾总经理邵光华建议，企业IT人员可先将受管理的装置设定合适的存取政策，让员工在办公室以外的地方也能存取相关资料，并提供远端支援服务及管理装置，以及易于操作且能保持工作效率的数位工具，像是视讯会议、即时通讯、电子邮件和共用文件等。推动远距办公的过程中，企业管理者可从分析使用趋势掌握数位工具使用状况，并鼓励分享成功经验让更多员工效仿。
除此之外，Google 建议企业建立远距办公制度，确保员工工作更顺畅并维系团队关系。其中包含(1)每天开会，让同事间保持联络：在家工作容易与世隔绝，视讯会议露面、分享相关内容，并提出问题，可让大家保持互动。如果因时区问题导致无法全员参加会议，也可以在确认参与者同意录影的情况下，录下会议过程。(2)分享目标并按时更新进度：运用聊天群组或共享文件，纪录工作进展让团队彼此掌握并密切注意追踪项目，也可以架设内部网站，将重要资讯与资源整合到团队的资讯中枢。(3)继续保持良好的职场礼仪：需要联系团队时先询问是否方便说话，并先检查日历活动再安排会议时间，以免发生时间冲突。
二、有效善用数位工具
远距工作时最大的挑战之一就是团队成员分散各地，无法即时沟通和给予回馈，对于档案管理与专案管理均造成挑战。企业需要熟悉供团队协作的数位工具及实务应用，建立一套制度后进行教育训练，让远距办公能有效推展。
1.事先建立团队群组，以便保持联络。备妥所有团队成员的电子邮件名单供团队快速分享资讯，并为不同专案设定不同群组名单，避免遗漏团队成员信箱；善用聊天室功能将能加速团队讨论。
2.透过建立团队的共用云端硬碟，可随时随地透过手边的装置储存、搜寻及存取档案。
3.检查重要文件的分享权限，方便团队成员协作。Google 文件的共同编辑功能让团队能在线上即时共同编辑文件、试算表、简报或表单，提高团队工作效率，使用建议操作和注解功能等辅助说明，更可让团队迅速了解调整需求或原因。
4.Google 协作平台可让团队不需 IT 人员协助也能建立起专属的内部网站，协作平台可让团队公告最新资讯、展示小组作业成果，还能轻松存取 G Suite 的所有内容，无论是相关的云端硬碟资料夹、文件还是共用日历，都能整合在网站上，让团队成员可以快速存取所需资料，确认最新事项。
5.团队成员分散各地，提前安排会议可透过建立 Google 日历活动，并将相关附件提供给邀请对象，让同事保留时间并及早准备会议资料；此外，建立日历邀请时可同时设定视讯会议连结，并夹带 Google 文件，会议参与者加入视讯会议后也能线上编辑会议纪录，确保团队资讯同步。
三、提升视讯会议效率
妥善运用工具，加强视讯会议效率。远端连线会议时，呈现与会人员及简报画面能加强会议沟通的效率，Hangouts Meet 可以将简报、文件和其他档案显示在所有人的主画面上，确认大家都看到相同内容，以及录制会议过程，使用者可将录下来的影片存放在 Google 云端硬碟，会后将影片分享给无法参与的人员，让他们会后也能快速了解进度。