混合办公趋势难挡 企业如何为员工打造远距办公环境？
居家办公远端作业须建立好资安基础。（五倍红宝石提供／黄慧雯台北传真）
疫军突起，不少企业实施居家办公（Work from home，WFH）政策，使得员工对数位工具的需求度大增，同时也成为企业新考验，企业必须在远距环境中，规划最适的数位工具提供给员工使用。根据市场研究单位 Wakefield Research 的调查显示，企业混合办公（Hybrid Work）即将成为新常态，调查指出，有53%的员工认为，混合办公能让他们维持积极度，并提高工作效能，其中数位工具也扮演极重要的辅助角色。
目前台湾一些企业已WFH超过一个月，至今仍有不少员工处于「适应阶段」，五倍红宝石共同创办人赵子皓表示，因五倍红宝石本就是软体开发公司，对于数位工具的布局具高敏感度，在实施居家办公前，员工本来就有远端工作习惯，不过她也分享了几个在疫情进入第三级警戒后，影响员工居家办公的实际现象，第一是设备问题，因工程师习惯使用双荧幕写程式，这样便于预览，但家中荧幕却不够大，家里的椅子也没有办公椅来的舒适，不适合长时间坐在椅子上办公，或者家中频宽不够等。
五倍红宝石共同创办人赵子皓。（五倍红宝石提供／黄慧雯台北传真）
其次是环境问题，家中有同居者，尤其有长辈及小孩在家走动，就是最直接的工作干扰，「公司甚至有同仁因环境关系，使用了儿童书桌工作。」想要在家里隔出一个适合办公的空间并不简单，另外与「纸本」有关的业务也很难作业，像是合约用印、政府公文、人事流程文件等「无法省略」的步骤，还是都要进到公司处理。
【员工居家办公：给企业的两个建议】 除了设备及环境因素外，员工也有心境问题要面对，有部分企业在实施WFH后，担心员工在家没有如时工作，要求他们配合层出不穷的工作监控规范，或用工作时间量化员工工作产能，对此，赵子皓也表示，企业应该更信任与体恤员工，事实上，一名员工即便进公司工作也不一定会8小时全神贯注处理公事，企业若有既定工事标准，员工在家仍会依循实施，建议企业可以尝试以下两件事：
1、学习如何「非同步沟通」
因为少了办公室面的对面交流，主管与员工之间大多数是透过文字沟通，有时为了掌握员工状况，在讯息上会保持高密度的讯息沟通，这也造成彼此的负担，居家工作的环境变动因素高，员工不免也得承受各种的压力，企业应与员工积极培养沟通默契，在交办工作事项后，让员工选择用自己的节奏做事，而非时时刻刻讯息往返，员工也要有意识的做到主动回报及回馈给主管等，达成有效率的沟通。
2、建立「工作仪式感」
并非每个员工都是时间管理大师，企业应积极建立工作上的仪式感，辅助每一个员工远端进到工作状态，例如每日晨间会议、每日工作目标等，把平常在公司例行运作的行程搬到线上紧密连结，其余时间再让员工自由调整，赵子皓表示，目前五倍红宝石在疫情特殊期间，也提供员工每周有8小时「家庭照顾假」的福利，即使在上班时段也可以外出采买粮食，降低员工在居家工作及家庭照料上的心理负荷。
综合以上所述，赵子皓提到，即使没有疫情的影响，企业也应该于平时就培养员工使用数位工具的思维，并建立三项重要的基础IT建设，包含如下：
1、资安防护意识：对于远端工作来说这是最基本应该做到的，无论是企业或员工，都得培养正确的资安概念，才能确保双方在资讯传递上的安全。
2、虚拟桌面架设（Virtual Desktop Infrastructure，VDI）：让使用者可以透过网路连线，远端取用桌面应用程式及工作软体，不必受限于自家电脑硬体设备限制，真正协助员工克服工作使用困境，企业端也可远端管理员工权限、纪录使用轨迹，与员工达到互相配合。
3、单点登录（Single Sign-On，SSO）：让员工只需使用一份帐号密码，就能登入多种服务，不用消耗过多时间成本，在工作过程中反复执行帐密验证，也不用记录多组帐密，考验自己的记忆力，对企业来说，更能便于集中管理在IT上的各项内部服务权限等。
未来远距工作的型态将可能持续存在，赵子皓认为企业必须赶快找到一套符合企业的「数位工具解决方案」，带领员工适应高度变动的工作环境。