經濟選書／智慧用時 e-mail管理事半功倍

《成功人士的用时智慧》书封 脸谱出版／提供

萝拉．梅．马丁十几年前开始在Google工作时，展开了20%计划，也就是Google员工一周可以花一天在自己设定的计划上。马丁利用这个时间研发一套关于有效管理收件匣的内部训练课程（哇，梦想中的工作！）。总共有数千位Google员工上了这堂课。后来，马丁把她热爱的计划转变为执行生产力顾问这个全职职位（好，这真的是我的梦想工作），一对一协助Google的主管阶层变得更有生产力。

马丁把电子信箱比喻成刚洗好的衣服。「假装你的烘衣机就是你的收件匣。想想看大部分的人现在是怎么处理电子邮件的：他们会伸进烘衣机拿一件衣服，折起来，然后一路走到衣柜，接着再走回来。」

「接着，他可能发现有一件裤子还是湿的，于是他们想：『噢，那就丢回去跟其他干衣服放在一起。』如果是收件匣，这封信可能会被标示为未读，因为你现在不想处理它。接着，你找到一只袜子，不知道另一只在哪里，但你还是把它收起来，即使你知道你之后得再回头处理。到最后，你会想：『我要重新启动烘衣机，明天再来看。』」

马丁解释，电子邮件会让人备感压力，原因就在于人们用这种方式对待收件匣──挑来挑去。马丁说，人们必须像对待烘衣机那样对待电子信箱—把烘衣机清空，然后拿出所有衣物、放成一堆，接着一件一件折起来，收进衣柜。

对马丁来说，打开收件匣是她刻意做的决定，她不会毫无目标地看东看西。为了让自己更有生产力，她在检视电子信箱时会使用一套非常明确的工作流程。

首先，马丁会把所有新收到的电子邮件分成三堆（以Gmail为例，就是三个不同的标签或收件匣。第一堆是「待办」，也就是她需要自己处理、不需要他人贡献任何心力的东西；第二堆是「等待中的待办」，也就是她需要处理、但是要等别人贡献心力或回应才能处理的东西；最后一堆是她必须阅读的电子邮件。

马丁会在一天的开始打开收件匣，按照时间顺序，把所有新收到的电子邮件进行分类，使收件匣归零。「我会使用自动推进这个功能。这会强迫我阅读下一封信，而不是回到烘衣机，挑出我觉得看起来很闪亮亮的东西。」接着，每一封电子邮件都会分到三个类别的其中一堆或是归档。

在处理这三堆电子邮件时，马丁会根据自己的精神状态来选择任务。「假如我有不受打扰的两个小时，我知道我可以深入处理待办这一堆，我就会打开那个资料夹，其他的收件匣都不看。我只把注意力放在需要折的那一堆衣服，然后把它们一件一件折起来。」这番话让她听起来很像家事女神，但她其实是电子邮件达人。

下午精神较差时，马丁会利用这个时间查看「阅读」资料夹的信件；一天接近尾声时，她会到「等待中的待办」资料夹，看看有没有任何信件阻碍她的进展，能够现在处理，或者有没有任何信件有时间限制，需要赶快完成。

马丁说，关于电子信箱，她只有两条规则。「把它当成刚洗好的衣服，一天处理一到两次。我不建议你只检查电子信箱一次，因为对很多人来说，这很不切实际。

比方说，你可能会错过跟下一场会议有关的资讯。所以，你可以打开收件匣，但是如果你有排定什么时候工作，时间到就要把它关起来。」（摘自《成功人士的用时智慧》，脸谱出版）

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