职场达人-依纳爵科技管理顾问股份有限公司创办人、执行长 数位转型推手苏玶莹 打造诊所云端管理系统

达人小档案

「这个云端管理系统,一个月能帮诊所省下30万!」依纳爵科技管理顾问公司执行长苏玶莹自信地说。

到底有什么秘辛?能让一个平台整合五大专业人士的脑袋,发挥HR人力资源、会计师与记帐士、律师与法务、社工人员及IT工程师的功能?更号称能解决长久以来的「管理痛点」,成为全台2万5千多家诊所的救星?

据了解,这个伟大的产品叫「OPHI云端小特助」,发想是来自她2016年就读台大PMBA(事业经营硕士在职学位学程)时的论文研究。原先是税务会计查帐员的她,曾为诊所提供20年财税服务,过程中看见诊所在管理方面的困难,想要为其打造一个专属系统、解决管理弊病,也因此开启她「论文创业」的人生。

OPHI是一个ERP系统(Enterprise Resource Planning,企业资源规划),包含四大功能:人事管理、财会税务、医材管理及医疗纠纷处理。其中,「财会税务」是她最引以为傲的项目,因为OPHI能即时反映诊所经营状况、成本金流及报表。

苏玶莹指出,诊所每一到两个月会将帐目交给会计、记帐人员,经营者拿到的「第二手资料」,并没有办法完全秀出目前财务全貌;而使用OPHI,员工只要把发票拍照上传平台,两天内就可以登帐,如此一来,经营者能更准确、有效率地掌握金流状况。另外,OPHI根据诊所上传的单据,能制作财务与税务报表,分析出执行业务所得与合伙损益计算,「就算报税季来了也不怕!」

她表示,一直到现在,还是有九成的诊所经营是人工管理,例如手工记帐、排班及医材纪录等。2016年创立依纳爵时,适逢「一例一休」推出,让许多周六也会看诊的诊所相当苦恼。随着排班复杂度提高,手工绘制的纸本班表愈来愈无法负荷。她感叹,目前将近七成的诊所是医师一人开业,若没有时间去深入研究,就容易不小心违反劳基法。一旦劳检没过,被罚款6~30万都是很有可能的。

「市面上根本没有专门针对医疗诊所的管理系统!很多医师不懂法律,导致他们会花费大量时间钻研法规,甚至牺牲看诊时间去处理排班问题!」 看见管理苦海的苏玶莹,决定设计「智慧排班」功能,按照诊所需求,建立符合一例一休的排班机制,让人事管理由繁化简,操作人员仅需要微调,即可在短时间内产出班表。另外,系统结合考勤资料后,也能快速完成薪资条作业,并直接寄至员工信箱。

全套系统平台包含四大模组(人事、财税、医材管理及医纠处理),她表示,以目前用过OPHI的诊所来说,「财税模组」的视觉化图表,符合人脑直觉性判断,简单易懂、可快速上手;「人事模组」相对复杂,需要较多时间掌握,操作上大约会有一个月的阵痛期。

不过,苏玶莹强调,OPHI可以提供诊所全面性的经营事务处理服务,可以说是诊所的云端管理顾问。依纳爵也有提供一个月的OPHI试用服务,希望能成为协助诊所数位转型的推手。「依纳爵的目标是要成为医师的救星,让诊所的管理品质,能跟上辛苦建立的医疗品质,医师们也能更专注医疗本业。」

OPHI单月一个模组的金额是2,500元,11月下旬将推出「岁末感恩回馈」优惠活动,详情请锁定依纳爵官方网站。

达人小档案

出  生:1974年7月24日

学  历:台大PMBA

经  历:会计师事务所查帐员、台湾医疗诊所经营管理学会理事长

兴  趣:旅游、健身、马术

资 本 额:1,400万

员 工 数:14人

达人座右铭

超越自己比战胜别人更重要,勇敢做唯一的自己