打造独立资料库！ 达人的名片整理术
文、图／摘自《整理，让我脱胎换骨》，Ada着，三采文化出版名片整理术很多人觉得名片整理很头痛，可是对我来说，名片是所有物品中最好整理的了。目前市面上有很多名片数位化的工具，像是XX名片王之类的应用程式或扫描器，都可以把名片扫描后存档，并建立资料库。需要时只要输入关键字就可以找到资料，非常方便。至于已建档的实体名片，有人建议丢弃，也有人建议可以留起来。不管如何，把名片资料建立成电子档是首要的第一步。而我的做法是：◎分辨老板交给我的名片，我会先分辨需不需要键入Google通讯录里，因为很多社交场合交换的名片，只是客套一下，将来也不见得有交流的机会，像这样的名片我就留着，但不输入Google通讯录里。
◎分类与排序因为我老板的工作是和企业厂商一同作研发工作，所以常会和同家公司里的许多人交流，这时把同公司的名片集中在一起会比较好找，所以我就依公司来分类，再依公司名称第一个字的笔划数去排序。
分类的方法有好多种，依每个产业的不同而有不同的分类方式，有的是以地区分；有的以产业类别分；有的依时间分。
早期我都是买市售的名片收纳盒，依厂商名称第一个字的笔划数放进名片盒的索引卡中，后来我发现一般常用的牙线棒透明盒尺寸跟名片大小差不多，放进去刚刚好，所以我就改用牙线棒的盒子来存放名片。拿一枝可以水擦的奇异笔在盒子上写下数字，依笔划数放入盒中即可。
身边也有秘书朋友，他们觉得收到一张名片，也代表发出一张名片，所以拿名片盒子来收放名片刚刚好。用签字笔在每个盒子上写分类或是编号，方便又好用。但我没有用这个方法，是因为名片盒大小和名片一样大，不能在里面加索引标签，而牙线棒盒放入名片后还有一点空间可以加索引片，所以我就采用牙线棒盒了。
也许你会问：如果老板要找所有﹁模具厂﹂的名片，而不是以公司名称来找，那要怎么办？其实收到名片时，我已经把名片上的资料键入Google通讯录中，并且在备注栏里键入这家厂商的营业项目，只要在Google通讯录中搜寻「模具厂」，就可以找到所有和模具厂相关的资料了。