辅助工具－不只是记 手帐应该这样使用

书名：成功人士这样整理办公桌：恰到好处的乱，工作当场完成一半作者：壶阪龙哉出版：大是文化上市日期：2018/2/27

只要稍微下点工夫在使用手帐的方法上，就能提升工作效率。

一、每年都用同一款手帐。每年都请继续使用自己最喜欢、用起来最得心应手的手帐。如此一来就不必花时间重新适应不同的填写方式，对于整理自己的思绪、把握工作进度，也有实质帮助。

换了一个新的年度，不代表所有工作都会跟着更新，其实绝大多数的工作还是从去年度带过来的。因此使用同一款手帐，可以快速掌握工作流程。

二、手帐不可以用2本（或更多本）。有人会「A工作用这本手帐，B工作用那本手帐」，但是我不认为真的能区分得这么清楚。不但区分不容易，有时还会发生想要检核所写的内容时，却不知道写在哪一本手帐的窘境。手帐要运用自如，就得限制自己只用1本。

三、预先把今年的目标和想做的事情写入手帐里。我个人不但使用同一款手帐长达30几年，还会在年初时，把该年想要达到的目标都写进手帐里，作为年底验收成果的依据。因此我每天都会查看手帐的内容两、三次。另外，如果有案子已经定案，我也会把该案子已经定案的部分先写进手帐里。

四、创造自己专属的「暗号」。手帐空间有限，不能长篇大论。书写时如果能用自己专属的记号，不但速度快、省空间，确认时也能够一目了然。

另外，开会或者把名片当便条使用时，用一些简化的记号也会非常方便。例如：重要事项用圆圈圈起来，除了画底线，用箭头符号，或用醒目的惊叹号、问号等，效果都不错。此外还可以用萤光笔分色、贴上便利贴提示。

五、定期检视手帐内容。手帐也需要修改，手帐的内容不是写上去就算了，必须定期重新检视，才能作为自我成长的食粮。手帐的功能除了管理我们的行动和时间，还可以提醒我们该做的事情、给予我们做事的干劲和精神，并充当过去和现在的桥梁。

六、灵活运用纸本和数位。现在年轻人用手机、电脑等数位工具取代纸本手帐。数位行事历只要先输入预定行程、电话号码，要变动时，比纸本手帐更简单、处理起来更快速。

不过，使用纸本手帐可以一边翻阅一边想像，这个优点是数位工具望尘莫及的。透过手帐，我们可以回顾过去的自己，了解现在的自己，让将来该做的事情更加明朗。因此，我们可以用纸本手帐记录成长，透过手帐中的年度目标、为自己加油打气的话（格言、名言等）；并用数位行事历管理约会等行程。换句话说，懂得灵活运用这两种记录行程的方式，就是最聪明的做法。

（摘自本书P109）