写作列点更有力！倾听法也很重要！
文‧图／高宝书版
〈烦恼〉「常常需要写报告书或议事录，但总是无法做有效的整合。而且经常被批评『看不懂』。到底要如何，才能快速地写出『简单明了』的报告书和议事录呢……」
如果想传达的内容繁杂，光用逐条书写的方式也不容易处理时，究竟该怎么办？举例来说，我们以逐条书写的方式，将以下的内容整合为一份文件。
1.强调与价格相符的附加价值。2.基于价格竞争而过度降价。3.没有做好负责人的交接工作，经常出现失误。4.工作交接时，整个部门要做好顾客资料的确认。5.商品说明欠缺效率。6.举办商品说明的业务话术训练。
我们该怎么做，才能使以上各个要项让人一目了然呢？第一步，就是把各逐条书写的要项加以分类。
〈课题〉1.没有做好负责人的交接工作，经常出现失误。2.商品说明欠缺效率。3.基于价格竞争而过度降价。
〈对策〉1.工作交接时，整个部门要做好顾客资料的确认。2.举办商品说明的业务话术训练。3.强调与价格相符的附加价值。
只要下一点工夫，读者就可以逐条阅读所有项目，很容易理解内容了。另外，借由列举的项目，就可以马上掌握所写内容的全貌。列举项目时要注意的是，要让读者马上就能理解该项目的内容。所以想要表现得简洁有力，适时使用「关键字」，会显得更有效率。
以〈课题〉取代〈本公司于二○一二年应该致力解决的课题〉以〈对策〉取代〈业务部目前应该拟定的对策〉
根据内容制作适当的理想项目，可能需要花费时间来思考。当你为此事感到苦恼时，不妨先将「项目〈 〉」空出来，把其底下的内容做个整理填进去。
有时候，只要填上底下的内容，就可以很容易地看出，这些东西究竟是在提示些什么。最后只要再把项目填写进去，如此一来，项目名称也就水到渠成了。