五招做好视讯会议
因为疫情的关系,公司必须让员工在家上班。但你发现状况百出,团队的讨论效率也不如以往。由于许多员工过去没有尝试过线上会议,再加上远端工作的性质,本来就让员工更容易分心,造成沟通出错,这种种情况,都让主管面临管理上的挑战。
如何把视讯会议的效益最大化,确保团队往相同目标前进?管理顾问萨莫斯(Andrea Summers)在快速企业杂志(Fast Company)提出以下五个建议:
1.让每个员工有时间说话
远距工作时,员工通常会着重于自己的待办事项清单,这听起来好像能够提高生产力,但事实上,这反而会让员工之间出现隔阂,减少合作。要让员工之间有所连结,你可以提出一个有意义的问题,作为远距会议的开场,并给每个人一点说话时间。这能够给员工机会消除距离感,抒发压力与焦虑,有助于将重点放回到团队的工作。
2.包容突发状况
主管必须要能容忍,视讯会议时可能会被打断,并预留一点时间让员工提问。举例来说,在开会时,如果有员工因为小孩突然闯入而分心,却不敢问报告者刚刚说过了什么话,他可能会假装自己有听懂工作内容,从而导致做出错误决定。
3.紧跟议程表
紧跟着会议议程表,可以提升视讯会议的生产力,举例来说,议程应该要清楚列出会议的目的、要完成的事项,以及完成时间。另外,也要清楚阐明在不同情况下,谁必须要负责制作议程表,寄给所有人,并告知何时要确认完并回复。这样一来,每个与会人员都能做好准备。
4.做好摘要,重述重点
视讯会议结束后,决定好下一步,以及达成目标的方式非常重要。可以做出一份正式、完整的摘要,内容包含短期及长期目标、各项工作负责人,并设立明确的时间表。至于撰写摘要的人,最好从会议主席以外挑选,并在会议开始之前先公布人选。远端工作时,团队间花再多的时间沟通都不为过,这样才能清楚了解责任归属及后续执行。
制造一点实体办公室的氛围,举例而言,如果主管过去会在愚人节发一些无厘头的讯息,即便换成远距上班,也不要废止这种传统。要记住,仪式感通常可以带给人们很大的慰藉,让他们度过不安定的情况。如果之前办公室没有什么特别的仪式,你可以现在开始创造。
做好远距会议,不只可以帮助公司度过困难的时期,也可以创造出新的日常,让团队具备未来也能继续使用视讯沟通的能力。
《EMBA 世界经理文摘 418期》