智慧局500万卷档案 力推电子化

智慧财产局科长邱贤雄说明档案室的专利、发明、商标文件如何以不同颜色档案夹区分

智慧局深藏不露的深坑档案室昨首度曝光地下一楼收藏有全国370万卷专利与商标档案文件,如连同南投竹山草屯两处档案室,合计超过500万卷之多。为防文件受害,除防火防水外,智慧局严格要求员工禁带甜食饮料,避免虫害

经济部智慧局3座档案库房面积共7200多坪,是全国最大档案库房。如将这3处的专利卷、商标卷、行政文书3大类档案500万卷摆放,可长达105公里,等于从国道一号基隆新竹系统段,高度堆叠起来有27座玉山高。

早年档案室只有深坑一处,因为资料增加速度太快,陆续向国有财产署承租南投竹山、草屯两处,把80年代前早期的文件移往中部存放。但由于过去专利档案规定是永久保存,让民国初年至今的档案都还留存,只进不出结果,档案面临无处存放危机。智慧局科长邱贤雄说:「近年适宜房舍无法取得,房租编列不易,不管是租、买都相当困难。」

邱贤雄说,除配置自动洒水系统外,会分区块设不同自动闸门,只要有火灾立刻放下隔离,避免波及太多档案,也设有防水闸门,至今未被水火灾伤害过。

「我们更怕虫害!」邱贤雄指出,最怕白蚁咬蚀文件,因此档案室规定所有工作人员进入一律禁带甜食、饮料,渴了只能带白开水,一年会有三次定期喷药

专利法今年修正通过,除机关认定具永久保存价值者外,其余改为定期保存,专利发明卷在15到30年后都可销毁。不过智慧局预计5年后才能开始进行销毁动作,依现在一年新增档案要多出260坪空间来说,深坑档案室预料明年6月就会爆满,该局正苦恼向经济部申请400万先承租他处存放,不过尚未获核准

要解决无地存放困扰,推动电子化申请才是长久之计。智慧局主秘李淑美表示,现在专利、商标电子申请率已达76%,估计超过8成后,配合销毁,未来储存空间就会出现「死亡交叉点」,届时就有多余空间出现。