杂志精选》用故事说「数据」
多年来,杜尔特都在帮助企业主管,如何有效呈现与沟通资料。她发现,运用说故事的技巧,可以让人用全新的方法注意,并且理解看似冰冷的数字。(图/ EMBA提供)
上台做简报时,不要在一张投影片上塞满所有的资料,而是要像「讲故事」一样,一点一点地说出数据,否则听众会消化不良。
这是矽谷知名沟通专家杜尔特(Nancy Duarte)的建议。她于史隆管理评论(Sloan Management Review)指出:「所有的故事都有情绪起伏的弧线,数据也一样,没有什么不同。」
多年来,杜尔特都在帮助企业主管,如何有效呈现与沟通资料。她发现,运用说故事的技巧,可以让人用全新的方法注意,并且理解看似冰冷的数字。
她建议主管,透过以下三个说故事的经典步骤,激起听众对于数据资料的兴趣:
1.找出资料的高低起伏弧线,也就是故事的架构。故事从开头到结束,中间经历了高峰低谷,带着听众一起展开一趟旅程。数据资料同样可以做这样的视觉呈现。
举例来说,最后是以正面结果(喜剧)收场的图表,数字到最右边会走高;至于旅程的中途,数字可能是一直线,或者是不只一次的上上下下。
2.在视觉呈现上,创造一个逐渐堆叠出的结果。以柱状图为例,一次只出现一至两个柱形,解释完了再往下面一至两个柱形走。如此一来,简报者掌控了听众接收讯息的节奏,可以从容地补充图表上缺乏的细节,铺陈资料描述的悬疑性。
例如,从过去的表现开始说起,柱状图中只给予第一与第二季的数字,解释历史平均值;接着,再给予柱状图中第三季的数字,并且解释为何数字往下滑;最后,给予第四季的柱状图,告知听众,最后团队还是努力达标了。
相较于柱状图一出现就给出每一季的数据,听众各自默默看图,用前述这种做法逐渐堆叠出最后的结果,可以有更好的效果。在第四季柱状图一出现,并且搭上「不过最后我们还是很辛苦地达标了」的说明时,听众有可能随着最后的发展脱口而出惊叹声,或者拍手鼓掌。
3.赋予英雄角色。举例来说,台下的听众就是让去年业绩最终达标的团队,那么他们就是这个数据故事中的英雄。是他们的汗水让图表最右边的数字走高,简报者要明确说出英雄角色,让他们有动力再次如此做。
杜尔特总结,一样的数据,透过仔细思考规划、部署资料视觉化的工具,能够从无趣冰冷,变成打动听众。
《EMBA 世界经理文摘441期》