商务英语学习系列－讨论交期 五大关键技巧

商务议价的五大关键金句。图／Jeff老师提供

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讨论交期时，我们很习惯说「帮你赶赶看」，但在英文的世界里，这个的说法不只不专业，甚至相当危险，因为这个说法不够明确，是答应按照交期如期交付，还是其实没有，模糊的答案只会让双方对交期没有共识。

和欧美客户做生意的时候，有个重点要放在心里：欧美商业人士重视「合约精神」，电子邮件中说好甚么时候要交货，视同签署合约，有时货物晚出一天就要付一天的罚款。

以产品薄利多销的生意模式来看，延迟几天出货，光是罚款就已经把这利润都给吃掉了，因为罚款直接从货款中扣除后，货还是要出给客人，那真的是赔了夫人又折兵。

但是，问题来了，近期全球港口在超过原货运量数倍的超载状态下，让大家很头痛，厂商到底如何预估出货时间？客户要怎么做采购计划？对于买卖双方而言，在这样极端的状态下，又应该如何保持商务讨论的顺畅进行。

今天笔者整理了几个在讨论交期时，常用到的概念跟技巧，希望能够帮助读者在这非常时期，依然能够和客户保持良好的互动，继续把台湾设计、制造的优良产品，卖给全世界的消费者！

一起来看五个关键技巧：

#1

不问甚么时候需要，询问对方担心的风险

你怎么问，别人就怎么答。如果谈到交期，你只是问「 When do you need it? 」 客户当然会回答说「ASAP」

每个人都希望自己能掌握缓冲期，没有人想把时间底线一开始就告诉别人。当问对方「你甚么时候要」的时候，等于是鼓励客人给一个他最有利的时间点。

例如实际上客户最慢希望明年一月份要到货，但当我们把订时间的权力交给对方，客户就可能说说十二月初就要到货。因为他也无法预期在他负责的内陆部分会不会遇到史上最大暴风雪。

与其问：「When do you need it? 」

我们应该问：「What is the major constraint that you are facing? 」

询问对方担心的问题是甚么，确认对方也无法控制的外部要求，例如，内陆的仓储公司在新年假期过后，会于一月十号开工，届时会有一堆货车在仓库外头等着进仓库。

为了排第一顺位，所有货物必须在一月九号运抵仓库外等待，错过了一月十号，就必须排在长长的队伍后面。这就是他所面对的限制。

了解了真实限制，而不是客户「心中理想的交期」，我们就能真正展开有意义的对话。

#2

表明我们可能面临的状况

同样的技巧，我们可以邀请对方来看看我方所面对的问题，因此可以这样说：「The biggest challenge we are facing is really…」

我们相信成熟的客户，不是只会开口提要求，他也懂得提变通方法，对于供应商面对的状况也能够提出建议：

例如跟对方表明我方遇到的限制，像是大陆代工厂跨年产线休息，复工后也需要时间把产能恢复到休假前的水准，我们能这样与对方沟通：「The biggest challenge we are facing is really the labor shortage near the year end. And the factory is closed for 10 days. It would take some time to ramp up the capacity after the holiday.」

好的客户应该能够变通想法，例如直接包一条产线，让过年期间也能持续生产。

#3

主动表明成本分摊

为了如期交货，即使成本高一点也值得吗？

没错，零售商有个规则：原本在架上贩售的品牌，若不是销售太差，基本上不会主动下架，因为他们也怕得罪消费者，若原本卖得不错的东西忽然之间找不到了，消费者可能会跑到其他的零售商去采买了。

但有个情形是例外，就是「供给中断」。零售商因为要给消费者最佳体验，无论如何都会把货架填满，当有货物到不了零售商时，他们的货架空间就被其他品牌取代掉了。

刚刚提到「如果替代品牌销售状况不错，他们不会把对方东西主动下架」 也就是说，失去货架空间，可能要等好一阵子才能找到机会重新回到架上。

有了这个概念，针对货运的瓶颈，品牌商可以主动提起，有没有其他方式可以将货物运过去，大家一起分摊额外费用。这是全球运筹的时代，需要大家集思广益的选项。「What are the alternative routes that we can take and split the extra cost? 」

#4

设立检查点(check points)与里程碑(milestones)

不只货物送抵时间很难拿捏，产品制造端延迟出货也是常有的事，例如最近晶片大缺货，一个产品有三千个零件，少了一个就无法组装出货，连特斯拉新出的车子上面的USB port都是空的，我们就知道这一切有多么不容易。

但如果你连确切的出货的日期都说不出来，客人怎么预估销量，拿不到销量预估，又怎么跟上游的供应商叫货呢？

这边有个方法，能让我们可以在变动中继续前进，就是设定时间的查核点，透过中途的检查点来确保进度，依照当下进度，要求客户给出对应的销售预估与订单。

你可以这么说：「Why don't we set up a few checkpoints and major milestones? 」、「We will update you with the progress of each checkpoint, and upon the completion of key milestones, you will be giving forecast and placing purchase orders. 」

#5运用身边及客户的所有资源

制造过程中，或许有些对你来说很费工的事情，对于客人来说却是轻而易举，例如在你采购零件的过程中，最难的是要不同规格产品的比例，例如iPhone 13，到底128G、256G、512G三个规格的比例如何，牵涉到记忆体的采购数量比例。

你可以根据研究报告、参考过去的销售数字，交叉分析比对，抓出黄金比例，建议不妨直接问问你个客户，我们需要的就是客户早期的预估与协助，可以大大加快我们的采购与生产流程。

结论

在这个变动的世界，把你的客户当成你的伙伴，透过上面的这五种技巧，让你在合约框架下，把客户变为你的资源，一起来想办法，并借由checkpoints 和 milestone 把彼此的权利义务讲清楚，即使环境变动的状态下，我们还是可以出货赚钱的。

整理这五个技巧，分享给你，希望对你有帮助。（本文出自JEFF商务英语）