老是觉得时间不够用　有效的时间管理才能创造绩效

▲ 许多人常常会有时间不够用的感觉。（图／取自免费图库xframe）

● 余祖慰／朝阳科技大学保险金融管理系副教授

您是否有曾经待办事项数不清、常常觉得时间不够用、陷入焦虑、拖到火烧屁股才胡乱交差、压缩到宝贵的下班后时间，然后懊恼：「早知道，就早点做…」。

在职场上的工作伙伴，最常遇到的事情之一就是时间要如何管理？其实，时间管理不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。时间管理的目的除了要决定该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做。从另一角度思考，时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。

首先，就管理者而言，如何将时间管理分配适当，来达成企业所赋予的目标，其实与效能（Effectiveness）及效率 （Efficiency）有很大的关联。现代管理学之父彼得杜拉克（Peter F. Drucker）表示：「效能是做对的事（Do the right things），重点在于目标达成度，例如产品让顾客满意的程度；效率是把事情做对（Do the things right），则偏重于企业资源的使用率，是指投入与产出之间的关系，能利用相同投入获致更多产出，或是更少的投入获得相同的产出」。一般来说，效能与效率都是管理者所追求的，但两者无法兼顾时，管理者应以效能为优先，因为效能是有方向的，效率则否，如果效能的方向不对，再高的效率也无济于事。管理的「效能」与「效率」如图所示：

▲ 管理的效能与效率。（图／作者余祖慰自行整理）

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其次，主管最大的困扰来自于：

一、来自外界环境的干扰：随时得放下手边的工作去做别的事情。担任主管的责任之一就是集合众人的努力，共同完成一份工作。也就是说，主管的工作有很大的一部份需要与别人互动，外界环境的干扰亦是主管工作的一部份。大陆央视《雍正王朝》电视连续剧中曾有一段叙述：「康熙皇帝在位时，曾告诫皇四子胤禛（雍正）说：『成大事者，必须要有个替身』」。雍正的替身在内，朝廷中有张廷玉（军机大臣）、马齐（军机大臣）、胤祥（怡亲王）及胤礼（果亲王）；在外，有李卫、田文镜及年羹尧等封疆大吏。俗语说：「孤木撑不了大梁」，换言之，管理最佳解释就是「群策群力，以竟事功」。

二、做事没有方法：我们常运用自己所熟悉或直觉想到的方法做事，事实上，这并不是最有效率的方法。完成一件事情，可以有许多方法，重点在于能否找出最快速的方法。不要毫不考虑的就直接做了，先花几分钟的时间衡量一下，有什么方法可以更有效率的完成事情。诚如《中庸》所言：「凡事豫则立，不豫则废」。

▲ 完成一件事情，重点在于能否找出最快速的方法。（图／取自Pixabay）

三、必须是有效的沟通：如果真要开会，要避免毫无结果的讨论。当我们遇到问题时，第一个想到的是找人开会，希望多一点人一起商量讨论。但是「会议的核心目的在于做出决策，而非讨论。」主管应该事先分析问题的可能原因、可能的解决方法，然后在会议上提出来让大家讨论，听听其他人有什么想法。这样可以让原先的思考更为完整，而且可以当下做出决策，开完会后就能立即开始工作。然而，实务上，企业在开会时，往往会花费大量时间在讨论无关紧要的琐事，但是真正重大的决议，反而可以轻松过关。这种现象是由于人们对大议题较难有全面性的理解，是故怕贸然提出建议，可能会失言；相反地，对于一些简单琐碎的小事，有相当的认识，因此，意见特别多，造成公司会议时间与议题之重要性成反比现象，此种现象在组织行为称之为芝麻绿豆定律（Law of Triviality），又称鸡毛蒜皮定律。特别值得一提的是，在职场上，当我们接获一个任务时，最关心的是「什么时候要完成」，而非「必须花多少时间」，这种心态会导致时间被浪费、工作流程效率不彰。例如您被交代为期两周要完成的企划提案。由于知道有许多时间，可能很放心。然而，由于到达期限之前还有很多时间，也因此花费（比必要时间）更长的时间完成手上的工作，或是拖延到截止日期几乎要到了才完成工作。换言之，「工作总会不断膨胀，直到填满所有可用时间。」（Work expands to fill the time available for its completion.），意即人会不断拖延、分心、增加任务复杂度，直到时间用尽。从另一角度来看，主管喜欢在工作时间上以增加用人的方式来显示其权势，而组织人力越多，则冗员越增；同理，可运用的工作时间愈多，可运用的人越多，往往效率愈低，此种现象在组织行为则称为帕金森定律 (Parkinson's Law）。

▲ 会议的核心目的在于做出决策，而非讨论。（图／Workworks职场人）

最后，有效管理时间的五大关键：

一、从可掌控的部份开始：主管在进行时间管理时，可以从自己可能掌握的部份开始，包括与下属的互动时间和完全属于自己的时间。

二、分辨不同性质的工作：根据美国密西根大学心理学和神经学科学家最新研究发现，人的大脑在持续不间断处理一件事情时，才能发挥最佳功能。因此，最佳的工作方式就是将性质类似的工作集中在同一时段完成。您可以将工作分成两大部份：

1. 需要高度花费心思的工作，例如撰写报告、拟定计划等。

2. 不需要花费太多专注力的工作，像是处理文书作业、电话连系等。

三、排定事情优先顺序：可以采取ABCD模式，例如 A级工作：非常重要、必须立刻完成；B级工作：很重要，但有较多缓冲的时间；C级工作：可以做的事，但是没有很重要，要不要做也没有太大的影响；D级工作: 既不重要也不急迫。

▲ 排定事情优先顺序，是有效控管时间的一大良方。（图／Workworks职场人）

四、把工作分成小工作去做：养成所谓「强制去完成」的良好习惯，会为您每天省下很多时间，例如「义大利腊肠切片法」，义大利腊肠在切开之前的样子非常笨重，而且看起来倒胃口，但把它切成薄片以后，看起来就不一样，切了以后，就可以处理它了，也就是可以用您的牙齿大嚼一番。

五、留点时间给自己：主管不仅是做事的人，而且更是一位决策者（Decision-maker）。同时，主管工作很重要的一部份就是策略规划，例如公司未来的经营管理或是新市场的开发等。尽管工作再忙，都应该留给自己一点时间，在不受打扰的状况下，专心的思考一些问题。开始一天工作之前，如果能花费15分钟仔细思考您要做些什么，就能节省一整天不必要的时间浪费。

简言之，时间管理就是一种工作习惯的养成，它就是生活的一部份，而非是额外的工作。当您有了良好的工作习惯，对自己、对周遭的人都是好事一桩。在西方流传着一则古老的笑话：一位下级军官问普鲁士腓特烈大帝（Frederick the Great）说：「为什么我跟随你出生入死，历经百战，为什么始终只能位居低层，不能像其他袍泽一样，节节高升，光宗耀祖呢？」腓特烈大帝面带微笑，指着一头正由身边经过的驴子答道：「你知道吗？这头驴子也跟你一样跟着我出生入死，身经百战，但牠仍然是一头驴子」。这一则充满寓言精神的故事，正隐喻着告诉企业主管们，有效的时间管理重要性，才能创造绩效，一味的蛮干，只会徒劳无获。身为主管们应该牢记在心，时时警惕与勉励吧！

▲ 有效的时间管理重要性，才能创造绩效。（图／Unsplash）

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