数位时代／大中华区总裁推荐：跨国开会工具
见「面」三分情，GoToMeeting随处谈生意
如何管理将近300名位居亚太地区12个城市的员工？又该如何处理散布在全球的客户？每周都在出差的Citrix大中华区总裁曹衡康，随时都在移动中，所以随时采用云端工作，最常用的是视讯会议，「面对面」沟通增加效率，拉近距离。
在Citrix任职五年的曹衡康，过去陆续在不同公司协理大中华区市场，经历长达18年，习惯同时和不同地区的伙伴沟通。谈起1995年到中国工作的往事，曹衡康哈哈地笑了起来，「唉唷，那时我在靠近哈尔滨油田工作，外头零下20度，为了传送一个档案到美国，得开一小时的车，到公司的资讯中心打开大电脑才行。」
后来即便网路较为便利，开始有行动电话和无线网路，得以使用email沟通事务，「但是我常常需要花很多时间在等档案，等对方修改好、等它寄到、等它下载。」
曹衡康举例，和美国的律师修改一纸研拟中的合约，等到档案传到之后，双方需要拿着它讲越洋电话，比对第几页、第几行、第几个字要怎么修改，「电话费是个问题，而且如果案子要知会十个人，还得分头和十个人讨论修定。」
建立云端会议室
现在这些麻烦事都消失了，曹衡康熟练地自个人信箱中找到GoToMeeting视讯会议通知，点选其中的连结就能进到云端会议室。与会成员可以选择采用手机、平板电脑、笔记型电脑点选应用程式进入，也可以单纯地从浏览器进入。
曹衡康操作着GoToMeeting，不一会位处各地的开会成员纷纷抵达。同时曹衡康开启投影片共享，让所有人看到简报。有时成员则将自己手绘的议题架构，公开给曹衡康浏览。
「GoToMeeting是企业开会工具，和一般视讯软体不同的是，企业可以设置会议室密码，控制参与人。好处是大家可以随处开会，例如我每月有个全区All in GoToMeeting的大会，每次大约200多人参加，他们可能分别从20个地点进入，」曹衡康说明。
与同事分享档案，曹衡康采用的则是Citrix开发的企业云端储存工具ShareFile，使用方法类似Dropbox，分享档案时只需要贴上一个连结。不同的是，ShareFile可以设定下载密码，备有下载纪录，主管可以知道伙伴的取用纪录。
对于时下流行的即时通讯App，曹衡康认为直接讲电话或视讯开会比较快，除非对方不方便讲电话，不然用它来讨论公事，实在太花时间了，而且容易分心，事情越做越多。
SimpleMind帮助构思
此外，为了增加讨论效率，曹衡康搭配其他构思软体，「我习惯发散式思考，再收纳，不管是手写还是使用数位工具，都会用Mindmap（心智图）。」他熟练地点开平板电脑中的软体SimpleMind，一边开会一边记录，建立蜘蛛状心智图。
他比划着说，大家可以从心智图看出哪个领域想得不够周全，「开会最不应该议而不决，所以蜘蛛图每一个路径的尾巴都代表一个行动。最后我再另外制成一个条列一、二、三的执行计划，分享给同事。」
从雪地走到云端，曹衡康分析：「云端工作最大的好处是帮助时间管理、做事有效率，没办法想像没有这些移动工具，让我在零碎的时间工作，不然光是平日一天100封的email，都不知要看到何时。」
不仅自己爱用，曹衡康也鼓励同事使用。曾经有面试的主管，因为仍在使用传统手机，而让他放弃雇用。除了Citrix是虚拟化解决方案的企业，需要有对云端了解的同仁之外，「我也希望他是热衷云端工作，有效率的伙伴，」曹衡康说。
GoToMeeting制造商：Citrix／适用系统：iOS、Android、Windows、Mac／特色：可在多种平台环境与装置使用的视讯软体，以email发送会议室连结，即可多人同时视讯开会，大家可以选择各自方便的装置，在一起进行讨论，连线品质佳。搭配的白板功能可编写笔记，也能将自己桌面的档案，开放共同浏览
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