专家传真－举报机制无配套措施 小心量能不足

显然公司的企业文化也如同防疫政策一样作了滚动式的调整，在前述舞弊事件的调查告一段落舞弊者遭公司开除后，员工似乎又活络了起来，于是公司接到的举报数量成倍数成长，客户的稽核部门如同现今各大医院诊所一样也开始面临量能不足的风险。

根据美国舞弊稽核师协会2022年所发布的全球舞弊调查报告，有42％的舞弊事件是经由举报所发现。许多企业也了解举报机制的重要性且建置了举报机制。然而，依据勤业众信的经验发现，有不少的企业认为所谓的举报机制就是设置一个举报专线或电子信箱，或是有一个举报的网页而已。

试想，仅只有设置举报的管道没有后续案件的因应程序，小量的举报案件尚可勉强因应，若是遇到如同疫情大爆发般的举报量，也难怪要喊吃不消了。

事实上，一个好的举报机制就如同一个好的防疫政策一样，要包含良好的配套措施，在防疫逐渐松绑的同时，快筛试剂、核酸检测、确诊通报程序等都已备妥才不会乱了套。当这些配套都有了，不管遇到什么状况企业都能够处之泰然。

勤业众信建议可以思考下列四大方向：第一，建立或指派专责处理举报的单位。第二，建立举报风险资料库。依据勤业众信的经验，企业过去曾发生的舞弊事件，或是以往案件的调查资讯，都有助于举报资讯的厘清及后续的调查，企业可以建立一个举报风险资料库用来收集相关资讯，若是企业内部已经有建置风险资料库也可以加以整合。

第三，建立一套举报消息筛检与分级的方法。就像快筛与核酸检测一样，企业应有一套流程协助公司针对举报消息进行快速评估，再搭配急诊检伤分级制度进行案件分级，这样可以协助企业急事急办、缓事缓办，避免一股脑全部投入调查造成量能不足。在评估方面，企业可以依据举报的来源、举报的内容等进行可能性评估，并与举报风险资料库进行比对，针对曾经发生的举报给予较高的分数，然后再依分数进行分级作不同的处理。

第四，订定调查作业的执行程序。举报机制要能够发挥作用，除了有组织程序外，别忘了要适时的对员工进行教育训练。就如同新冠疫苗一样，适时接种才能提升保护力。另外，面对外在环境的改变也要滚动式的调整相关机制，才能应付各种状况游刃有余。