「一心多用」反而容易全盘搞砸！高效工作者的时间管理术

文／河知银　图／幸福文化、达志示意图

「你知道我这个月要做多少事吗？」

有办法在限定的时间内完成大量工作，显然是项优秀的能力。然而，这项能力必须伴随着高品质的成果，才会受到认可。如果光顾着非得赶快完成需要细心努力、投入时间的事，最终也只会得到眼前所见、想法所及的结果，很难创造出有意义的成果。

韩国社会将「效率」视为最好的美德。也许有很多人认为能在有限时间内完成很多事，就是最了不起的能力与「效率」。假如仅限于自动生成相同形状、花样的作业系统，这句话或许是正确的。然而，真正的效率必须同时囊括质与量的效能。在有限时间内完成大量工作的同时，亦在品质方面创造出有意义的成果，才称得上是真正的效率。

此外，关于有效率地使用时间一事，正确处理业务固然是基本，同时也意味着投入的时间与成果相对来得少。这里的重点是：「成果对比」，也就是使用较少的时间创造优质的成果。如此一来，无论是对个人或组织来说，都是在节省时间成本。有效率地工作不在于「做多少」，而是取决于「做什么、怎么做、做得好」。

一心多用，反而容易全盘搞砸

「提前十天完成」的方法也是如此。专注于「真正的效率」与工作的本质。关键在于成果的完整度，而不是做了多少。

首先，厘清自己需要做什么，而后尽力寻找解决方法并取得结果。即便为了专注于业务而设定时间计划表，也要先判断好其中的哪些可以迅速完成，哪些需要后续的检讨时间。除了优先顺序外，还得将处理业务的速度、截止时间一并列入考量。

不要试图一口气完成好几件事。高效工作者十分清楚同时处理越多工作，越容易降低成果的品质。越想赶快多完成几件事，有办法从容、仔细检查的时间也会随之消失，最后只能被局限在眼前所见、想法所及的框架内处理工作。只顾着迅速完成工作这点，结果免不了得付出更多额外的时间，确保成果的完整度。这显然是没有效率的工作方式。

有些人误以为必须把整天的时间塞满工作，才称得上是「有效率」。拚命填满所有行程的空档，认为行事历上的空白都会被视为玩乐时间，唯有工作量才能证明自己的能力。把工作安排密密麻麻地输入行事历，赶在截止时间内交出成果，但最后收到的往往不是正面的评价。老是急于按照日程行动，结果却在内容不够完整的情况下就交出成果。过了截止时间后，还得为了修改、补充而耽误其他日程。最终只能自责「为什么我的时间老是不够用？」而周围的人更是对于「为什么这个人都不能一次就把事情处理好？」充满疑惑。

专注于事情的本质，而非时间的量

无论做任何事，越是遵循既定的时间表，越容易陷入「要做的事一大堆却没有时间」的循环。此时，不妨试试「提前十天完成」，自然地关注于「做什么、怎么做」，而不是「做多少」。

看一看自己身边被认可为是「高效工作者」的共通点。当缴出亮眼成绩单时，周围的人总会给予高度评价。无论是握有企业最高决策权的CEO或工作表现出色的领导者，都是如此。原因在于，有能力带领组织持续成长的领导者们，往往会把思考的重点，放在创造哪些成果才能对组织及其成员带来助益，而不是做了多少工作。

如果各位正在烦恼着该如何向组织的领导者或周围的人展现自己的能力，那么比起自己做了多少，专注于呈现自己做了什么会是更为明智的策略。千万别为了想要一口气完成大量的工作，而错失好好展现自己实力的机会。再次强调，关键在于做好手头上的工作后，交出正确的成果。

让我们把重点放在「怎么做」，而不是「做多少」，以及「事情的本质」，而不是「时间的量」。与其让自己去迎合时间，倒不如按照自己的速度分配、调整时间与日程。越是重要的事，越该善用「提前十天完成」的策略。如此一来，才能取得好的成果。

书名：《哈佛日历快十天》

作者：河知银

经历：目前为韩国生活顾问专业教育企业BeConnected执行长，为企业与个人提供个人品牌、专业能力咨商服务。现任国际疗愈生活辅导协会理事，以及龙仁艺术科学大学大数据管理系兼任教授。

出版社：幸福文化