30杂志／3分钟整理术》找回你的工作效率
图、文／30杂志
需要参加的会议总是撞期？
收拾得很整齐，却找不到需要的东西？
习惯性忘东忘西，就算记在笔记本里，也常常翻不到关键的那一页？
脑子里想法混乱，无法有条理的思考，也没办法向别人表达你的想法？
电脑里的资讯杂七杂八，资料夹连开十数个，却还是找不到你想要的档案？
工作效率差，多半来自缺乏整理。主动积极的整理，可以马上找到需要的东西，工作不会停滞，不论思考还是行动都可以顺畅进行，降低许多压力，一旦时间有余裕，心情也跟着轻松不少，工作成绩自然比较好，也可以有比较多的时间让头脑和身体休息。
整理的方法会依照工作内容和立场而改变，与其追求适合任何场合的万用法则，不如找出适合自己的整理方式。一旦做好基础整理，以后每天只要花3分钟，收拾一下就可以，非常简单。
聪明整理要诀1
要考虑的不是如何收纳，而是「如何使用」
不论收得多好，倘使很难取出，或很难使用都不成。也就是说，重点在「如何使用」，不在「如何收纳」。为了便于使用，首先要考虑的是「容易取得」。
考虑发挥工作效能，整理东西时「使用频率」是一个基准，用下面的方针整理，比较便于使用：
＊经常使用的东西→放在容易取得的位置；＊偶尔使用的东西→放在容易找到的位置；＊很少使用的东西→方便收纳即可，平常不必整理。
聪明整理要诀2
整理时要制造余裕
认为整理就是「收纳」的话，会产生东西塞得太多的问题。整理多少需要「余裕」，这个余裕是吸收新增物件的地方，是守护整理状态的缓冲剂。
＊上层及中层的抽屉到处可以见底；＊下层较深的抽屉预留一个大空间；＊正面浅抽屉留空位。
办公室用品增加的话，多出来的用品可以放在抽屉上层及中层的「余裕」里。书架上放资料的位置也要预留空间，这样，在塞满书籍以前，可保不必整理的状态。
聪明整理要诀3
光分类并不是整理
「分类」并非唯一的整理方式，重要的是你想要找到什么，也就是便于检索。整理资料的基本方法有以下3种，至于哪一种可以提高工作效率？将视工作内容而定，使用适合自己工作的排列方式最重要。
＊依照类别：适合工作内容有体系、有组织的人。＊依照时间顺序：刚使用过的文件一定放在最前端，也就是以使用频率的高低做排列，对同时进行许多工作的人来说，较可同时掌控不同工作。＊依照音标顺序：例如把客户名字按音标来分类。
聪明整理要诀4
所有的东西都就定位
整理到最后，就是把东西「就定位」，只要有固定位置，以后找起来就不会那么辛苦，整理也变得轻松起来，不需要思考如何整理。
收纳分「看得见」收纳与「隐藏式」收纳，整理也一样。
＊「看得见」整理：容易整顿、清扫的东西、事物；＊「隐藏式」整理：只要整理就可以的东西、事物。
「看得见」整理活用桌面，其条件除了整理，尚须加上「整顿」及「清扫」。容易做到这3项的东西，适合予以「看得见」整理。具体来说，形式一致的文件夹、书籍、资料夹等，只要用书挡集中，就容易整顿、清扫。
聪明整理要诀5
无法丢弃却不需要的东西，可以扔进「资源回收筒」
整理时要有「余裕」，问题是「地方」不够。倘使你现在使用的地方已经堆满东西，丢掉部分现有的东西，是创造空间的方法之一。
「丢弃」的技巧是整理的一大要素，最需要的是「魄力」。但还有个「不需要魄力的丢弃法」，这与电脑的「资源回收筒」概念是一样的，也就是设定一个类似「资源回收筒」的地方，把不用的东西丢到那里，就不会有「万一以后要用怎么办」的不安。比如，把资料柜的一角设为「资源回收筒」，放置「很少使用的东西」的地方也是「资源回收筒」，地方不够时，从中选出「不会使用的」丢掉，就不会那么为难了。
聪明整理要诀6
分「日常」和「特别」两种整理方式
整理的实际作业可分2种，对于现在东西已经多到满出来的人，首先需要「特别整理」，但过一阵子后，你就只需要「日常整理」了。
特别整理有分全部一次搞定的「全部整理」，和把四周环境分出几个区域，再依照区域来整理的「分区整理」，建议使用后者，因为不必拘泥于「大扫除日」或「有没有空」。分区整理时的重点在于文具、资料不要用种类来分类，请思考「如何使用」每个区域，然后按区域别进行整理。整理前先做出设计图，思考基本设计。
聪明整理要诀7
利用各式隔板整理
找到合适的隔板，对整理的进行速度有很大的影响。
抽屉隔板可将「经常使用的东西」、「偶尔使用的东西」、「很少使用的东西」做区分。书挡是书架上制造「余裕」空间的必需品，也可以放置在中、下层抽屉，支撑竖起的CD、文件等。档案盒可替代书挡，同时具有收纳和支撑功能，也可当「余裕空间」或「垃圾桶」。透明盒适合放「偶尔使用的东西」和「很少使用的东西」，也可当作「看得见的收纳」。
整理隔板并非办公室用品不可，许多原本不是整理隔间用的小道具也很好用，重要的是找适合自己的工具。
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