Cheers杂志／专案管理，4个高效好工具
在多家台湾百大上市柜公司担任管理讲师与专案顾问的识博管理顾问与普铼资讯执行长张国洋认为，简化沟通要先定义想解决的核心问题是什么，才能找到适合的工具。他历年客户包含工研院、台积电、广达、富智康、光宝集团等，与创业伙伴姚诗豪合作经营「专案管理生活思维」平台，开设各种课程，希望将管理思维带入生活中。
以下就任务管理、文件共享、沟通协调等面向，张国洋分别推荐几个好用的App及网站工具。
任务管理：Wunderlist、Asana
工作清单及进度，一目了然
任务管理的数位工具大多具备待办事项、必须完成的工作成果、可分门别类的清单、设定到期日、指派工作角色等功能。专案负责人可以将团队成员拉进群组里，分派各自的任务和工作进度。
张国洋都用Wunderlist（奇妙清单）来做个人行程管理。Wunderlist有预设收件匣，若不知道怎么将工作清单分类，只要新增待办事项到收件匣，并选择到期日，就能以时间筛选排序，分成今天或一周内该执行的待办事项；其他还未接近到期日的待办事项虽然先隐藏，仍能在收件匣或分类清单里看到。
Wunderlist就像个人的记忆资料库。张国洋利用每天通勤时间打开App，事先安排或调度顺序，进公司后就能立刻处理。当天工作都完成后，如果行有余力，再挑出新的待办事项进行。
至于Asana，介面清爽简约，功能却一应俱全，使用人数在15人以下免费。新增计划或工作项目时，除了设定到期日，还可分派任务给团队成员。
它的Comment留言和Files档案管理功能，让人不必透过email往返，就能沟通、档案共享。除了可用月历格式来检视任务清单，还能以外挂方式，用另一项工具Instagantt将专案转成甘特图，方便检视进度。
文件管理：OneNote
在五花八门的笔记工具中，Evernote和OneNote各有支持者，张国洋则偏好OneNote的使用介面。不像Evernote类似Word排版，OneNote可自由排版，更适合用来发想。
使用时可以将笔记分割成三部份，中间是撰写中的主文，左右两侧是参考附件或还没放进文章里的额外想法。
张国洋认为，OneNote的手写支援功能比Evernote好，有时在外面或捷运上有想法，能直接在平板电脑或手机上做笔记，写完还能分享给同事。
OneNote还支援多人同步编辑笔记内容，每个人可在各自的笔记区域自由撰写，完全不会有笔记冲突。每个编辑的段落还可以加上注记，让人知道笔记中的哪些段落由谁做最后修改。
在初步规划专案时，张国洋和同事会先用OneNote各自发想，开会时就可看到同事提出和调整后版本。讨论清楚后再开始分工，视状况选择不同工具，放进文件管理系统或成为待办事项。
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