Cheers杂志/搞定10个EXCEL难题,不再抓狂
出处:Cheers杂志第187期文/许紫宁 图/stocksnap.io
很多人都会使用Excel,但很少人能将它用到“Excel-lent”(卓越)。Excel不只是能填数字的工具,它的强大功能可以节省许多整理表格的力气与时间,让工作更顺利!
「要学好Excel,观念绝对比技巧更重要,」Microsoft Office专家王作桓指出。王作桓现为台湾微软Microsoft Office内部训练资深讲师,连续11年荣获「微软全球最有价值专家」(Microsoft MVP Award)殊荣,拥有超过20年企业电脑课程规划、训练资历,着有《Excel工作现场实战宝典》、《Office2013提升企业效率达人实战技》等书。
请王作桓来解答一般工作者最常见的Excel问题,搞懂观念再学技巧,你也能晋级Excel达人。
Q1使用Excel的基本观念是什么?
Excel被创造的目的是资料分析,所以正确的「资料库格式」(database)是报表能否制作完善的关键。正确的资料库格式就是以第一列为资料标题,每笔资料再由上往下、一列列输入,中间不可留空,也不要插入函数,保持资料完整干净。
尽量使用枢纽分析:
善用Excel的内建工具,8成报表都可以用枢纽分析(详见Q10),有效率又好上手,剩下2成不能用枢纽分析制成的报表,才使用函数。
设对函数才能提高效率:
函数的相对、绝对位址(address)设定要正确。因为Excel在复制贴上公式时,都会自动调整运算范围,函数位址设立正确,就能提高效率。
Q2哪些快捷键一定要记起来?
Ctrl+上/下/左/右键:
Ctrl+Shift+数字键:
F4功能键:
可重复上一个步骤。假设最后一个动作是在上方插入空白行,再按一次F4就能重复上方插入空白行。
Alt键+「=」:
快速算出数字总和。在要填入总和的储存格,按下「Alt」和「=」,就可快速得到数字总和。
Q3如何用Excel做数学运算?
运用Excel做基本加、减、乘、除很简单,只要在答案格中先输入「=」,游标圈选要运算的数值,再输入四则运算公式,就能得到答案了。
例如,想计算B2、C2储存格数字相乘,只要在答案格D2输入「=B2*C2」的乘法公式,就能算出答案;接着可以拖曳这个储存格来填满其他空格,不用一格格计算,公式会自动调整范围。
针对这个问题,使用「&」运算符号或是CONCATENATE函数,就能将多个列中的文本连接起来。例如,想合并右表的姓名与部门名称,在单元格C1中键入公式「=A1&" "&B1」,或者是CONCATENATE(A1," ",B1)即可。公式中的空格代表在显示文字间插入空格。
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