Cheers杂志/翻转新年工作运 就靠5收纳法则
满桌杂物不但容易让人分心,一旦需要找资料,因为文件分类漫无章法,翻箱倒柜也遍寻不着,不仅影响工作效率,更让心情变烦躁。别让过多杂物拖累你思考的速度,不妨跟着专家建议,找一天好好整理座位,把它当成启动新生活的仪式,翻转工作运就从此开始!
依使用频率,决定收纳位置
整理工作空间前,先回想平常使用习惯,再依据使用频率来决定摆放位置。张立德建议,以桌面为基准分成5区域/层次。
他以自身为例,桌面上除了使用频率最频繁的电脑、文具、电话,其他都分别收纳在抽屉里,就连家里的工作区,电脑周围一样只放了笔和便利贴。桌子底下的抽屉柜,第1层收纳每天使用一次的物品,例如筷子、餐具、水果刀等生活用品,用完以后就顺手收进抽屉里。有些人的办公桌会有层架,因为拿东西时必须要抬起手来,被张立德归为第3顺位,主要放杂志、书籍、参考文件、合约书、表单等。
最下层抽屉的用途是储藏,张立德用来摆放名片、型录、会员刊物或赠品,使用频率约在一年或一年半以上。如果座位上方有柜子,则用来放置几乎不用的物品,原本放在最底层的东西,舍不得或不确定是否要丢的东西,可以先摆到这里,隔年整理时,如果没再用过就直接丢掉或送人。
张立德特别提醒,由于每个人的工作性质不同,收纳顺序应该以自身需求为出发点,如果工作性质改变,使用频率也要跟着调整,工作时才能更得心应手。
根据使用频率将物件大致分区、分层之后,接着要进一步将物件依性质分类。
有些人会在桌上摆放自己收藏的公仔、玩具,但张立德认为,生活和工作的物件最好分开收纳,收藏、餐具这类生活用品应该收进抽屉里,或摆放在离工作区域较远的位置。假如本身职业是设计师,收藏和工作无法明确划分,摆放位置也应以不影响使用效率为优先,像是第4、第5层的前面,可以看到但不常动到的地方。
在桌面工作区的规画上,张立德将电脑荧幕靠左摆放,荧幕旁边放笔筒,左边隔板钉着常用的厂商联络电话、办公室分机表、工作用文件,打电话时就能一目了然;个人旅游或家人照片,则贴在另一边的隔板。办公用品中,文具虽然使用频率一样,但因为形状、体积大小不一,为了在使用工具时更有效率,张立德建议将长条形的尺、笔和平板状的橡皮擦、订书机、订书针分开收纳,以免放在笔筒底部的橡皮擦或订书针取用不易。
最底层的储藏区,一样要依使用频率、类别、形状来分类,由里到外摆放。例如,杯子、赠品放在最里面;其次是品牌型录或会员刊物,在工作时可能会派上用场,先留着以备不时之需;最外层是未分类的名片和名片簿。
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