解除手机、网路的制约　拿回工作不被中断掌控权

文／经理人月刊2011年，全球卖出4亿8800万台智慧型手机；就像传染病一样，你发现身边所有人（非常可能包括你在内）都成了「低头族」。不管在等捷运、搭公车还是会议中，大家都动作一致地拿出iPhone或iPad，天知道到底是在查资料、检查e-mail，还是更新Facebook、和朋友传Whatsapp、玩手机游戏。 你变得闲不下来，无法忍受没事做的空档。更奇怪的是，就算收起手机，到了公司开电脑，你还是急着收信、打开Facebook。电脑总是同时开着六、七个视窗，除了正在处理的文件之外，e-mail是你的首页，还有每几秒更新一次股市大盘、昨晚的大联盟和NBA数据、工作列上闪闪发亮的MSN视窗，每件事都在瓜分你的注意力。 你找不到时间专心处理手边的工作；坐在座位上，要用的文件和文具常常找不到。好不容易定下心来，工作到一半，也总是会有部门指令、报告、协商、资讯共享等各种沟通需求。 电脑、手机、平板电脑全面入侵你的工作与生活，你愈来愈分不清，究竟是工作的时间多，还是盯着各种荧幕收发e-mail、刷Facebook、浏览网页、在MSN聊天的时间多。 行为学派的心理学家认为，人类是经由「反射式制约」（即「刺激、行为、结果」模式）学得特定行为。苏联科学家巴伐洛夫（Ivan Pavlov）曾经对他的狗做了一个这样的实验：每次喂食狗之前先摇铃，狗听见铃声之后就看到肉，口中分泌唾液，铃声和口水总是相伴出现。实验重复多次后，就算只摇铃，狗也会流口水。 时至今日，我们对手机、电子邮件、网路的渴求与反应，俨然已成为「巴伐洛夫的狗」（Pavlov's dog），一听见铃声，就算毫无所获，也流着口水奔向科技工具的呼唤。 如果我们这么容易受到制约，我们和动物的分别在哪里？《谁说重要的事不能明天做》作者马克．佛斯特（Mark Forster）说，从一种简化的眼光来看，人类有「理性脑」和「反应脑」：前者负责订定计划，指挥身体其他部位；后者重视眼前发生的事情，不思考就行动，就像斑马一闻到狮子气味就拔腿飞奔。 对于生存来说，能够马上反应很重要，但在工作决策与计划时，如果我们只根据反应脑行事，工作将变成疲于奔命，哪里有火、哪里救的「刺激－反应」模式，无法专心思考任何工作。因此，我们应该让理性脑居于主导，找出策略来控制反应脑，以减少干扰、解除制约，让工作变成专注而目标导向的「思考－决策－行动」模式。 手机铃响，未必是「急迫的呼声」

如果你想知道电话对你的职涯有帮助，还是消耗你的时间，第一步就是分析电话进出纪录表，记下你打给谁、谁打给你、讲了多久，以及每通电话的目的。接着则是检查纪录表，想办法解决不应该接给你的电话，你就会多出很多时间，也避免分心，比如说安装语音信箱和来电显示，帮你过滤电话。 《从零效率到高效率》也提供了几个让电话更有效率的方法。首先，你必须确定电话对你、对你要联络的对象，是最有效率的沟通方式，因为每个人偏好的沟通方式不同，有些人比较喜欢电子邮件，有些人喜欢电话，有些人则喜欢见面。确定要打电话的对象后，可在打电话之前准备草稿（自我介绍、目的、原因、对方的姓名），并且记录通话时间，最后再礼貌结束对话。 成功学大师史蒂芬．柯维（Stephen R. Covey）在《与时间有约》中，将干扰、电话、某些信件都归在「急迫但不重要」的事。柯维解释，这些事情的「急迫的呼声」，会让人误以为这些事很重要，但其实某些事只是对别人来说很重要，我们如果花费过多时间做急迫但不重要的事，只不过是在满足别人的期望与标准。 e-mail不要一直收，也不用每封都回

网路调查公司Radicati Group最新调查指出，2012年全球估计有33亿个e-mail帐号，等于每两个人就有一个e-mail帐号。 根据《新闻周刊》（Newsweek）的调查，高达70%的受访者表示，没有e-mail就不能活；有60%的人表示，e-mail使得他们的工作效率更高；但同时也有94%的人认为，他们每天至少需要花1个小时，回复e-mail或删除不重要的讯息。 如果你检查e-mail的频率已经超过必要的程度（比方说，每10分钟一次），或是很怕没收到信、担心没有即时回复会被视为缺乏效率，那就表示你注意力分散、不断转移焦点，将降低你的效率与生产力。 比较好的做法是，设定一个专门时间收发e-mail；但假如这会影响同事或上司的业务，至少应该建立起一套回复e-mail的优先顺序，例如依照寄件人、主旨或截止日期。你也可以选在工作中间的休息时段收发信，千万不要中断工作去查看信箱。

搜寻不等于工作，限时浏览网路

《网路让我们变笨？》作者尼可拉斯‧卡尔（Nicholas Carr）认为，网路把多样资讯集中在一个荧幕上，分散了作品的内容和我们的注意力：浏览网路新闻时，突然收到e-mail通知；隔没几秒，RSS阅读器通知某位部落客发表了新文章；过没多久，手机传来简讯铃声，同时荧幕上还有新的Facebook通知，就算你打算不理它，它们都在潜意识中使你分心。 唯有降低资讯与网路社交成瘾，从黑洞中抽身，才能确实利用网路带给工作的便利。有些统计软体如Time Tracker，可以帮助工作者计算在网路上浪费的时间，显示出真正在工作的时间和闲置的时间，并且在你开始浏览和工作无关的网页时，插播浪费时间警告。 此外，当你因为工作所需而「搜寻」资讯时，一定要提醒自己，「搜寻」不等于「工作」。你可以先在「需要搜寻的地方」打入一个关键字来代替，等你完成工作后，再回头一次查完全部的事实资讯。 （整理．撰文 / 张玉琦，编辑 / 齐立文，本文取材自《经理人月刊》2012年7月号）

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