想得更小 做得更多
想得更小，做得更多（图／EMBA提供）
「『做更多』并不是提高生产力的方法，而是让自己感到筋疲力竭的捷径。」查皮尔公司（Zapier）客服主管波登（Matt Boyden）如是说。
查皮尔公司提供工作流程整合服务，公司的专长就在帮助客户提升工作效率。如果「做更多」不是提高生产力的解答，那什么才是？
波登认为，要「做得更多」，必须先「想得更小」。波登在快速企业杂志（Fast Company）指出，把重点放在小改进上，一次把一个小改进做到最好，然后再进行下一个小改进，累积起来就能提高生产力。
以他带领的客服部门为例，员工必须透过电子邮件与顾客互动，公司衡量员工绩效的一个标准是：一小时平均回复几封顾客的电子邮件。
波登强调，希望每小时回复的电子邮件数目够多，员工必须把许多小事情做好，同时，不做不必要的小事情。例如，可以针对常见的顾客问题制作答案题库，回复时将标准答案拿出来使用，再进行必要的内容更改，以节省时间。
他将提高生产力分为四个步骤。第一个步骤，列出具有改进空间的小事情。可以是跟工作环境相关，也可以是工作流程的细节，如果自己很难列出待改进事项，可以征求同事或上司的意见。
第二个步骤，挑选清单中的一件小事情，开始着手改进。每件事都花一个星期的时间，集中注意力把它做得更好。如同使用显微镜来观察这件事，每天都尝试一个可能改进这件事的方法，了解可行与不可行的部分。做出改变后，可以请身旁的人给予回馈。
第三个步骤，跟共事者分享改进成果。不要只是说：「这个星期，我平均每个小时可以回复六封电子邮件。」而要说：「这个星期，我尽量运用常见顾客问题的答案题库，因此平均每个小时可以回复六封电子邮件。」
波登认为，这样做可以提醒自己与对方，持续聚焦于改进小事情，能累积出大成果，毕竟成功并不是一夜之间发生的。
第四个步骤，小兵立大功。如果目标一下子就设定得又大又抽象，例如，「我要成为一位更好的主管」，容易令人心生畏惧。把目标拆成几个部分，一件小事做完再做一件，可以减少压力，也比较能够掌控事情进度。
把「我要成为一位更好的主管」，拆解成可以立刻采取行动的各个环节，例如，「每个星期我要安排一小时，跟我的团队成员互动」，更能增加自己执行计划的可能性。
波登总结，把步骤一到步骤四化为习惯，不断循环重复后，你很可能会发现，专心把小事都做好，大事自然跟着水到渠成。
《EMBA 世界经理文摘 411期》