纸越用越少 事越办越快

小时审结异地纠纷,一分钟报销出差费用,一秒钟完成文件流转……

“在数字化浪潮中,无纸化办案办公模式正变得触手可及。”浙江台州市黄岩区人民法院院长徐乐盛介绍, 2020年以来,在办案方面,该院实现网上立案6126件、在线开庭593件、在线调解734件、电子送达117512件,“零”纸质归档案件1086件;在办公方面,该院依托“钉钉平台打造七大功能模块,实现四大办公领域高效在线,多项办公业务场景耗时缩减80%以上。

深化司法便民服务 实现三个“百分百”

浙江台州民营经济发展迅速,黄岩区法院每年要面对上万个新案件,但如今走进黄岩区法院诉讼服务中心,却可以说是门可罗雀。这是为何?

原来,诸如高频次诉讼群体律师和银行工作人员,早已熟练运用“移动微法院”“浙江法院网”等线上平台立案,实现“一次不用跑”。2019年12月,黄岩区法院与22家律所签订了无纸化合作协议,鼓励配置扫描设备,提升电子材料标准化水平,今年5月还开展了“无纸化律所”评选活动。

“我们刚出了第一期评比结果,律师参与度很高。”该院立案庭副庭长杨莹说道,“不用复印副本,不用取号排队,律师立案的时间成本至少节省三分之二。”

对于一般当事人,诉讼服务中心做到“百分百”引导。

“法院引导我们安装手机APP或小程序,通过答疑讲解、现场示范,提高我们在线诉讼能力,掌握操作要领,避免线下奔波。”一起交通肇事案件的当事人,在导诉员的专业引导下,通过浙江法院网进行立案操作,她携带的纸质材料通过自助扫描仪形成电子文书,经上传后系统对电子材料进行识别自动形成电子文书,她还现场掌握了移动微法院的操作要领。

为了满足不同诉讼群体的需求,该院做到服务延伸“百分百”。

作为全省率先将诉讼服务中心整体入驻“矛盾纠纷调处化解中心”的法院之一,由于诉讼服务和审判功能的空间距离限制,初期给部分当事人带来困惑和不便。

“老百姓觉得两头跑不方便,线上线下都要满足,那就让诉服功能在空间和时间上全面延伸,实体和网络双向协同。”针对该痛点,该院设立24小时自助法院,不到一个月,24小时“不打烊”的自助诉讼服务厅建设完成。

“我们采用‘智能+人工’的方式,上班时间可由导诉员辅助完成在线立案,下班时间当事人可自行使用自助立案机、自助阅卷机等,完成无纸化诉讼活动。”杨莹介绍,“我们还创新设置了自助云柜,就像丰巢快递柜,当事人有新的证据材料要递交,可以在云柜选择对应的法官存件,存件信息会及时通知到法官。提高当事人与法官之间的沟通效率,同时也实现‘零接触’送达。”

网上立案的全面实现也加速了卷宗管理无纸化改革,黄岩区法院在全省率先打造“卷宗数智化中心”,通过前端截留,实现立案材料统一保管、补充材料统一入卷、结案材料统一归档等卷宗辅助事务的集约化管理,实现卷宗数智化“百分百”。

该院审管办副主任金洪列介绍:“案件立案后,若当事人不愿意取回的材料,由中心统一进行保管;审判中补充提交的材料,由中心统一扫描入卷,不再流转到业务庭;案件结案之后,对确有归档必要的纸质材料由中心统一归档,直接流转到档案室,实现内部材料交接‘零’耗时。”

据统计,“卷宗数智化中心”成立至今,新立案件100%按此模式运行,共入库卷宗4205件,仅因案件复杂、证据量大提取36件,实现“零”纸质归档案件1086件,促成无纸化办案率100%。“所谓‘零’纸质归档,就是整个诉讼过程中不产生一张纸质材料。”金洪列解释道。

数智化改革带来的管理和安全问题也是无纸化工作推进中的重心,因此,黄岩区法院借助“钉钉”移动平台开辟无纸化办案专区,将卷宗中心和业务庭紧密相连,实现卷宗事务在线全留痕,确保每个环节可查询可追溯可监督。

机关内部有序协同社会治理“一盘棋”

黄岩区法院与近20家行政机关共建“府院共同推进无纸化办案浙政钉工作群”,实现行政诉讼电子送达、无纸化举证以及行政非诉强制执行案件的无纸化审查

“每家单位确定1到2名联络员,代表所在单位入群,并在线签订联络员确认登记表等文书,确保在线诉讼行为的法律效果。”该院行政庭法官助理缪娅薇是对接行政机关的联络人,把线下工作移到线上,她实实在在感受到了便利,“通过联络员机制,信息互通、情况变更可以即时通知、确认并办理手续,这么多机关都在群里,也实现了互相监督。”

“在办公室里就能坐等到执行环节了,方便高效。”黄岩区卫生健康局法规科负责人感叹道。申请执行的材料扫描后发送到法院联系人,经法院内部流转审查后,作出裁定书以电子送达方式发送至卫生健康局联络人,同时立案人员立执行案号。申请执行人申请行政非诉执行案件,实现“一次不用跑”。

在案件办理环节,黄岩区法院把“机关内部不产生纸”作为工作目标。通过配置横竖两个显示器,提升左看右写能力;实行线上审批,确保做到全程在线留痕。庭审环节,在审判庭配备6台宽屏显示器、1台高清电视机、1套手写签名屏,对已经电子化处理的材料,通过多屏协同功能、举证质证软件进行展示;首创高拍仪示证方式,当事人可自行通过高拍仪向法官、对方当事人展示纸质材料,避免了庭上纸质材料相互传递。

从带着厚厚一沓的纸质材料到现在拿着手机就准备出庭,代理人刘律师说:“一开始不习惯,现在倒觉得一身轻松,纸质材料容易遗失遗忘,电子材料手机里存档反而不怕丢。”他还表示,当庭出示的证据通过法庭的高清电视机展示,旁听人员对整个案件的发生、经过和结果有更加全面的了解,“真正感受到了司法公开的力度。”

通过台州市机关内部“最多跑一次”服务平台,黄岩区法院与10个部门(单位)及22家金融机构建立法院执行查询、处置“一件事”协同工作机制,一键完成与协助执行单位的无纸化法律文书送达、交换,目前已涵盖入境限制、不动产查封、公积金冻结及扣划、股权冻结、停电、停水等12项高频执行协作事项

“以前这些手续都需要自己上门,跑部门、找科室、寻数据……大量的时间消耗在这些繁琐事务里,真的很繁琐。”协同执行工作机制落实之后,打开手机,一键完成与协助执行单位的无纸化法律文书送达、交换,该院执行局90后法官助理潘凌禹终于可以将更多的时间放在核心办案事务上。

截至目前,通过机关内部“最多跑一次”平台,该院执行局共完成股权冻结及不动产查封等事项逾千次。

三次迭代量身定制开启数智化办公3.0

“我们好像是在互联网公司上班!”在黄岩区法院,干警们常常这样子自诩。自2019年下半年确立为全省唯一的“内部最多跑一次”(钉钉办公)试点法院以来,智能化办公悄悄改变了院里每个人的工作方式。

在徐乐盛的带领下,一批敢想敢闯的青年干警成为改革的急先锋,通过公开竞演的方式被选拔为“智慧法院智囊团”成员,赴阿里巴巴、共道科技等互联网公司参观,到杭州互联网法院、位于世界互联网大会永久会址的乌镇人民法庭等兄弟法院取经,从一线干警的体验出发,让无纸化办公日臻成熟,努力做到“让学习工作更简单”。

经过一年多时间与钉钉团队的深度磨合,黄岩区法院搭建可视化表单、流程设计、智能报表和模板化应用的全新数智化办公3.0平台,多项办公业务场景耗时缩减80%以上,特别是后勤管理、会议培训等方面,随着干警的用户体验不断更新迭代。

“任何一个单位,后勤保障解构下来,无非是财与物两项。”该院审判保障服务中心的主任张烨介绍,他参与了出差报销、固定资产审理、设备保修维护等应用模块的流程梳理和设计,“将报销从线下搬到线上,干警们告别跑上跑下串部门、找领导签字的烦恼,后勤部门的工作人员也避免疏漏。”目前,已累计进行在线出差报销审批近600次。

2019年年底,黄岩区法院创建“永宁法苑云学堂”,推行线上培训,自由选择学习时间,工学矛盾得到了解决,受到了干警们的一致肯定。

“重要会议、重要文件精神的传达学习,如何取得实效,不走形式主义是我们一直比较头痛的问题。”该院政治部主任吴洋说道,“‘云学堂’可以将学习内容在线指派给特定人员,跟踪学习时长,政治部、办公室会针对培训内容出题,在线测评,成绩不达标要重学重考,最大程度保证了学习实效。”今年已在线培训50余次,在线测评18次。

在充分运用浙江高院办案办公平台、浙江法院网、钉钉等现有成熟的平台系统、软件APP的基础上,黄岩区法院还打造了智能会议模块,实现从预订、通知、请假、提醒、签到、投屏到纪要会签的全流程在线,会后可即时对请假签到情况汇总通报。疫情期间还把审委会搬到线上,对非涉密议题组织在线讨论。

“我们以方便、实用、低成本、高效率为原则,致力于打造可复制、可推广的基层法院无纸化方案。”该院在硬件产品上,普遍采用通用款,全方位适配各项软件系统。如智能办公系统,考勤打卡、刷脸测温、智能视频会议室等,均采用平价通用产品,花小钱办大事。“今年以来,全院用纸量同比下降74%,平均每个月节约了9.2万张纸以及大量的油墨和电耗,生动践行了绿色发展理念。”拿着这份成绩单,徐乐盛甚是欣慰。(本报记者 余建华 本报通讯员 叶慧萍 郑 茜)