大联大曾国栋活用二八法则：不做删除 时间怎么会增加？
40年的经营管理功力，无论是精准决策、绩效管理或自我修炼，曾国栋（图）将二八法则发挥到极致。(图/郭涵羚摄)
做为亚太最大半导体零组件通路商，大联大控股副董事长曾国栋跟朋友一起打球或聚餐时，经常看到他们不是边上果岭边按手机回讯息，就是吃饭时心不在焉，饭没吃完就赶去处理公事。
企业界朋友常好奇问身兼友尚董事长的他：「你的公司营业额千亿，员工也上千人，又有那么多部门与分公司，为什么没那么忙？」
这是因为，多年来他都用一个法则来做好时间管理，让他无论做任何事都游刃有余，它就是许多人耳熟能详的「二八法则」（编按：又称关键少数法则，即8成的效用往往只来自于2成的事务）。
「大家对二八法则的认知，只知道80％的业绩来自20％的客户，」曾国栋说，它还能用在更多地方。
他认为，无论老板、主管或是员工，都应该要把80％的时间用在20％最重要的工作上，因为，如果能把最重要的事情做好，其实就能解决8成的问题，更能创造80％的价值。
就像疫情期间在家工作，时间容易就消耗掉，用二八法则去切割、分析自己时间怎么花的，才能找出浪费所在，「时间是固定的，不删掉某些东西怎么会增加？」他说。
小至每天行程的安排，大至如何订立公司明年目标，甚至招募人才，曾国栋都可以灵活运用二八法则做判断。
他强调，时间管理有一个前提，那就是坚持自己的每日行程都由自己来安排，不能靠秘书。原因是，很多突发状况只有身经百战的主管能做专业判断，秘书只会帮老板填行事历空格，却无法协助判断事情二八分配的重要性。
他笑说，许多老板不知不觉都被秘书控制了时间管理，每次他跟朋友约吃饭，朋友都会回说：「我回去问我秘书。」结果一来一往，浪费很多时间；又或者吃饭到一半就准备离开，因为秘书已经安排了下一个行程，「这个行程很重要吗？」他反问朋友，得到的回答是「我也不知道重不重要，但是已经排了，不好意思不去。」无形中，浪费很多时间在做不重要的事。
「秘书的作用应该是去执行我已经安排好的事情，」他强调。
因此他将每天行程都记录在手机里，若碰到今天临时要安插一个会面或会议，就运用二八法则：「这个突然来的（行程）目的跟你是不是有产生交集，或对你是否重要，或他时间是否能改？」他说，先思考突发事件的重要性，再放到当日所有行程中，重新筛选出20％的重要事务来排序。
他解释，很多管理者被行程安排绑得死死的，碰到临时状况没有先考虑重要性，或是授权秘书以「行程已满，改天再约」来回绝，万一这个突发的求见者没见到你，改去找竞争对手怎么办？
自己安排行程，他认为反而可以节省很多时间，尤其现在数位工具发达，好用的数位软体推陈出新，他带着手机与iPad，任何地方都是他的办公室，甚至可以「秒速」处理公事。
员工丢文件过来，他立刻打开荧幕看，用二八原则去思考它的重要性，然后用手指滑动荧幕，把它们归类到不同属性的资料夹里。例如，不紧急的文件，就先放在草稿夹当中，等有空档再处理；如果是重要又急迫的，他当下就改好，再回传到员工信箱，一气呵成。
年度目标设定、客户管理都能用：厘清明年该做什么事、找出潜力客户
二八法则，也可以运用在年度目标设定上，尤其疫情冲击各产业，公司各部门也因此产生新的工作，事情变得多如牛毛，更需要筛选优先顺序。
「首先，你要把疫情当作已经回不去的状态，把它当成常态，在这常态下，你该做什么事？现在就要开始列出来。」他说。例如，因疫情无法拜访客户，应该要做哪些事情来替代、公司花钱的优先顺序等。
随着年关将近，各公司都在进行年度目标设定，他会先请各部门自己去罗列讨论该部门明年要做的事情，例如因应远距工作需要增添哪些设备？改变哪些作业系统？增加或是裁撤哪些事物，都先用二八法则来筛选，再汇总到他这里，然后大家一起坐下来用二八法则，决定最优先的事。
「如果一次二八筛选还不够，就再二八一次，最后就能聚焦。」他说。
此外，在客户经营上，很多人只看过去交易纪录，依据购买金额或是净利大小，乍看是按二八法则来筛选重要客户，却反而忽略潜力客户。
「基本上，只要看客户的资本额及营业额，加上与自己产品的交集度，以及客户在该领域地位，就能够判断潜力。」他举例，客户资本额大表示可以做很多生意；资本额不大但营业额大，表示信用好；又或者，资本额与营业额都大，代表有大量购买产品或是原料的需求，都是潜力客户。
对于既有客户，如何应用二八法则管理？他会依照客户过去的贡献度，例如营业额、毛利、净利或是特殊贡献，加上未来潜力，将客户分为A、B、C级。对于占据80％贡献度的20％ A级客户，他会派遣优秀的业务人员做专人服务，因为他们是公司的衣食父母；另外的80％客户，他会按照潜力客户定义，再用二八法则筛选一次，找出重点潜力客户、重新经营，如此一来，整体绩效就能提升。
老板用来面试重要主管、员工拿来检视8小时工作优先顺序
甚至，曾国栋也将此法则运用在招募人才上。
例如，他以下的两个阶层主管人选，他一定会亲自面试，以此类推，公司其他的主管，也一定要亲自面试自己往下两层的人才。
他解释：「如果我找一个只有60分的中高阶主管进来，我交代的事情他只听懂60％，带团队的绩效也只会有60分，甚至更低。」所以找中高阶主管人才是他一定亲力亲为的事。
但他补充，招募的二八法则不是只用职位区分，还要看重要性高低，例如公司总机人选他一定亲自面试，因为总机要面对外界，如果态度不好，影响的是公司整体形象。
管理者用二八法则，员工同样也可以善用二八法则来管理主管交代的事情，「每天只有8小时的工作时间，也可以用二八方式决定8个小时内，哪一个要先完成？」他说，就算工作量忽然增加，或是临时插入其他任务，只要懂得选定优先性，也不会临阵慌了手脚。
看到这里，你可能会发现，落实二八法则最困难和最关键的，就是决定什么事情优先。要克服此点，其实也可从逼自己选出「80％的次要事务」开始，就像曾国栋所说，「不删掉某些东西，时间怎么会增加？」
《商业周刊1725期》