集中时间、心力与资源 永远先做最重要的事
泰瑞早上9点进到办公室，桌上便摆着如山高的待审公文，还有一份至关重要的年度计划案。他瞥了一眼，正愁着要怎么处理时，秘书便急匆匆地走进办公室，请他即刻去开临时会议。这场会一开就到中午，还没走出会议室，又被通知有重要客户来访，中午便与客户餐叙应酬，讨论公事。 下午2点，好不容易送走客户，部属们又像是接力赛一般地轮番上阵，讨论各部门的提案事宜。他一边回复，一边浏览e-mail；正当分心思考哪封信急着回复、哪些信又可以删掉时，部属突然问：「总经理，不好意思，您觉得新产品的研发怎么样？」「呃……，我觉得还不错，就去做做看吧。」泰瑞这时才把眼神从荧幕上转向部属，心虚地回答，但心里想着的却是，「糟糕，我刚刚根本没注意听他报告啊。」 转眼间，时针指向6点。揹起公事包准备下班的部属，敲门提醒，「总经理，那份年度计划就麻烦您签完，请秘书送到董事长办公室啰。」泰瑞赫然发现，早上9点他看见的那叠公文，还原封不动地躺在桌上！
管理学者亨利．明兹柏格（Henry Mintzberg）的著作《经理人的一天》，他想借此传递一个「真相」：人们普遍认为管理者都是深思熟虑、有条不紊的规画者，但事实上，「研究一再证实，管理工作步调紧凑；管理者的活动通常简短、多样化、零碎、断断续续；而且他们都是行动派。」 面对这份充满了零碎任务、时常被打断的工作，管理者真的有办法专注做事吗？ 集中时间与精力，一次只做一件事 不管是工作者或经理人，一定都有类似经验：每天都有做不完的事、开不完的会，一再被冠上「紧急」「临时」等字眼的事务绑架，但忙进忙出的结果，却好像成效有限。 这种瞎忙一场的窘境，与《杜拉克谈高效能的5个习惯》书中一个生动的例子大致相符：马戏团特技人员能同时抛掷好几颗球，但大概也只能维持个十分钟，之后所有球都会掉下来。 彼得．杜拉克（Peter Drucker）说明，虽然人类基本上是「多功能的工具」，有能力同时做好几件事，但是如果要让人产生最大贡献，最好的办法就是把自己和组织的时间与精力，一次只集中在一件事情上；而且，总是先做最重要的事。「管理者必须专注，是因为他每天都面对这么多必须完成的工作。他愈能集中时间、心力和资源，就愈能在更多工作上展现具体成效，」他写道。 因此，在一头栽进去那些看似做不完的工作之前，不妨先深思2件事：1.你现在正在做的事情，它的本质是什么？2.这件事对公司、工作有什么意义？一旦能够做到「重要的事先做」，你将会发现，你完成的艰难任务变多了、花的时间却变少了。 有勇气决定不做什么，要务第一 有「人类潜能的导师」之誉的史蒂芬．柯维（Stephen Covey）曾说，「世界上最不幸的事，就是你生命中重要的事情，总被推到后面的位置。」他建议，我们应将目光从「具体的时钟」移开，摆脱有形时间的局限，转而运用「心理的罗盘」，审视事情的重要性，再决定它是不是你现在该做的当务之急，不让突如其来的事件，轻易就把你的计划全盘打乱。 杜拉克也针对管理者如何找出最重要的事，提供了建言。首先，他要管理者将时间、精力和才智投注于补救或摆脱以往缺乏生产力的做法，并且定期检讨自己的工作计划（以及同事的工作计划），时时自问：「如果不是已经在做这件事，我们现在还会不会这样做？」如果答案是无条件的「会」，就应该立即停止或大幅减少该项活动。 其次，他要管理者决定「什么事要押后处理」。杜拉克认为，要决定什么事情需要优先处理其实很容易，因为在时间压力下，很多人都会选择先做看似急迫的事。然而，这么做将导致管理者永远在解决昨日的危机，而非为明日开创新局；并且势必会牺牲许多重要事务，因为重要的事都很耗时，也永远可以慢一点再做。 因此，关于如何厘清轻重缓急，杜拉克强调，真正重要的不是明智的分析，而是管理有没有勇气：选择未来，而不是过去；着眼于机会，而不是问题；选择自己的方向，而不是随波逐流；拉高企图，把目标放在能真正发挥影响、带来改变的事情上，而不是很容易达成的「安稳」目标。 最后，找出了真正重要、应该先做的事情之后，一定要坚持、专注于这个决定，因为「任何事情一旦延后处理，事实上就等于不处理。」 有些事不必立刻做，不让小事干扰大事 《谁说重要的事不能明天做！》作者马克．佛斯特（Mark Forster）指出，工作者通常只会用「现在做」和「等一下做」来区分事务。只是，在很多情况下，你「现在做」的工作，未必是最重要的事；被你放着「等一下做」的工作，很可能正是最重要的事，却被无限期延后了。 因此，佛斯特建议丢弃这种惯用的二分法，改用「当下」「当天」「明天」这3种时间性，来区分事务的处理顺序。 1.当下立即反应：立即的定义是，需要你放下手边所有事务，马上做出反应的事情。佛斯特提醒，在真实世界里，几乎只有专门处理紧急事件的组织（例如，消防队、救护车、各组织的服务窗口等等），经常遇到「当下就要行动」的事件。 2.当天一定做完：当天的意思是指，需要在同一天内进行的事务，但不需要立即做出反应。佛斯特建议，在行动之前，先思考任务的排程。最好的方法就是「写下我们打算做些什么」，因为人脑多半时间都是凭直觉反应做事，透过书写，可以让大脑从直觉模式，切换到理性思考模式。 3.明天以后再说：面对每个干扰因素，除非有非做不可的理由（例如，现在不做，明天也不用上班了），否则都应该将其视为「明天再处理也不迟」...全文未完，更多精彩文章请见本期经理人月刊「专注的技术」，全国超商书店热销中！
整理．撰文 / 陈书榕，编辑 / 齐立文，本文取材自《经理人月刊》2012年7月号。经理人年中庆，订就送美国名牌Lynx西装行李两用袋！http://shopping.bnext.com.tw/product/view/id/353531cea3426e657874