开卷书摘》办公室英语来电不敢接？一次掌握9大关键句
办公室英语来电不敢接？一次掌握9大关键句（示意图/shutterstock达志影像）
在这个「拇指世代」，我们动动手指就能透过app或电子邮件即时和他人互动，开口「说」似乎不再是主要的交流方式。然而，在工作或生活中总有必须和他人对谈的时候，例如国外客户致电到公司、替同事接电话、朋友或其他人士打电话到个人手机等。因此，平时若没有准备好相关电话英语，情急之下只能不断说Uh Huh、OK，可能让对方认为你不够专业，或对话题不感兴趣。本次就让我们来学学遇到国外客户或同事来电时，有哪些句子可以使用，多益测验中也十分常见喔！
如何开启对话？
从按下接听键起，就是展现自己专业度的开始，建议使用适当的问候语并告诉对方自己的全名（只说名字略显不正式），首先借由下面的对话，我们来看看适当的问候语。
A: Good morning. AIC computing.
B: Good morning. May I speak to John Smith please?
A: Certainly. One moment please.
C: John Smith speaking.
B: Hi John it’s Sam Peterson.
以上的对话中，有几点我们需要注意：
(1). 表明称呼
Speaker A应该是公司的总机柜台人员，负责接电话再帮忙转接。注意一开始总机很明确地表明公司的称呼，让对方一听就知道对话对象无误，省去来电者再度确认是否为某某公司的麻烦。
(2). 开场白
我们可以看接电话的时间点使用不同开场白。对话中Speaker A说「Good morning」，若是下午的话就改成Good afternoon，这和我们面对面打招呼的沟通开场白是一样的，可以直接套用。
(3). 告知全名
在电话用语中我们使用this is/it’s ________ speaking/________ speaking来告知全名，和面对面沟通的I’m ________不同，需特别注意。对话中Speaker B和C都使用了这个表达语，而speaking则可视情况省略。
(4). 请找某人–May
在商业场合为了表达礼貌委婉，我们多用敬语，may这个助动词便是最有礼貌的用法。Speaker B委婉请对方转接John Smith来通话，免得让对方感觉无礼而不想帮忙。这个用法也适用在飞机上、餐厅等场合，表达有礼貌地请求。
(5). 请稍等
Speaker A说one moment（请等一下）是很重要的电话英文用语。不少人习惯用中文直接翻译的please wait a minute表达，但听起来较不顺。其实「等」这个词不需翻译，听起来更自然！
(6). 没问题
除了ok和no problem之外，想要表达「没问题」的另一个用法是certainly，其他像是sure、all right和very well等都是常用的英文用法。
如何结束电话？
若接起电话发现来电者要找他人，询问用语也须谨遵电话礼仪，免得贻笑大方，听起来突兀，让来电者感觉不舒服，造成误会。看看这个对话来了解如何取得对方资讯：
A: Good afternoon AIC computing. Can I help you?
B: Yes good afternoon may I speak to John Smith please?
A: Who’s calling?
B: It’s Sam Peterson.
A: Just a moment.
(7). 请找某人–Can
除了上面提到助动词may之外，也可用Can来表达类似语气，只是英文中can的委婉度不及may，所以需视情况调整用法；如果有求于人，建议用may，对方或许会较愿意提供协助。
(8). 询问对方身分
总机需要先知道对方的资讯，方便让接电话的人先预期谈话对象，因此问了一句Who’s calling，如同中文「请问哪里找」的意思。
(9). 结束对话
如果想要结束对话，有几句常用的委婉用语，让你在电话中不失礼，保持良好的合作关系：
Sorry. I must go now. I’ve got another meeting in 5 minutes.（抱歉，我得挂电话了，我五分钟后有个会议要开。）
这句是最典型的说法，通常听到这里对方也知道该赶紧挂电话。
Sorry I’ll have to stop you there. I’m expecting another call.（抱歉我可能要先挂电话了，我等等有个重要的电话要接。）
如果发现对话已经离题，而你不想继续该话题的话，这句话十分好用，既礼貌又能达到目的。
Ok I wonder if I could call you again in a month’s time… just to see if you are still interested. （我在想，我是不是可以大概一个月后再打电话给您，看看到时候您是否还有兴趣。）
若是遇到客户对于一个提出方案犹豫不决，可以如此说来给对方些许考虑时间，免得对话僵持不下，毫无进展。
【多益模拟试题】
Man: Hello Tom Wilson’s can I help you?
Woman: Hi there it’s Emma Lloyd here. I’m calling about my motorbike. Is it ready to be collected yet?
Man: Can you remind me what’s the make of the bike?
Woman: It’s a City Zip. It’s blue.
Man: Oh yes. We had to order in some parts but they still haven’t arrived yet I’m afraid.
Woman: Do you know when the bike will be ready to pick up?
Man: Sorry I don’t know. But I’ll call our suppliers and find out if they’ve sent out the spare parts yet. Once the parts are here we can fix the bike in two or three days.
Woman: Okay I’ll give you a call at the end of the week then.
Man: Sure.
1.Where is the woman calling?
(A) an office
(B) a garage
(C) a doctor’s surgery
(D) a factory
2. What information does that man ask for?
(A) the woman’s name
(B) the registration number of the bike
(C) the make of the bike
(D) the woman’s phone number
3. What is the man going to do?
(A) telephone the suppliers
(B) call the woman back
(C) order a new part
(D) pick up the motorbike
解析：
1. 正解(B)。题目问「女士打电话到哪里？」从对方回答Tom Wilson’s我们可以推测是一间店，因为国外店名习惯用店主的名字命名，后面加上所有格代表某某人的店。而后女士说I’m calling about my motorbike. Is it ready to be collected yet? （我打来的目的，是想询问我的摩托车是否已经修好，我准备要去拿车。）则可知是间修车店。故(B) 是正解。
2. 正解(C)。题目问「男士询问了什么资讯？」从他问「Can you remind me what’s the make of the bike?」可知他要对方提醒他是哪台车。remind是「提醒」，英文make除了当动词之外，用作名词指的是车子的型号。故(C)是正解。
3. 正解(A)。题目问「男士接下来要做什么？」从「But I’ll call our suppliers and find out if they’ve sent out the spare parts yet. Once the parts are here we can fix the bike in two or three days.」（但是我要打给我的供应商，问看看他们是否已经寄出零件，一旦零件寄到，只要两三天车子就可以修好了。）不能选(B)因为对话中女士主动提出要回电确认，而非男士。故(A)是正解。
文／Buffy Kao