国际观察:杨艾俐》名人的聚焦时间管理

台积创办人张忠谋。(图/本报资料照)

几年前,我和香港大学中国新闻研究中心院长陈婉莹一起搭飞机,在飞机上,她叹了一口气:「1年已过了1/6」,她感叹自己只有10个月可以工作了。

我惊觉,成功的人是如此过日子的,和我们上班族想法截然不同。当时我在汕头大学教书,虽然深爱工作,但仍然免不了春季开学时,扳着指头算何时可以放暑假,秋季学期想何时可以放寒假,完全没有这样的时间观念

中国农历新年总是比阳历新年慢,今年尤其晚,过完农历年,重新上班之后,总要心猿意马许久。吃不完的春酒,加上228放假,要再全心全意上班,已经是3月初了,等于比别人少了两个月拚斗的岁月,年底成绩可想而知。

最新出版的一本书《聚焦时间管理法:只做最重要的事,活出最佳人生节奏》,其中提到「每天工作都做不完,没办法早点下班」、「每年的年度计划总是不了了之」,这是上班族的怨叹,作者若杉彰说,当你这样觉得时,是时间分配观念出了错。众所周知行程排满不一定带来成就、没意义的人际关系不用勉强维系…。好的时间管理,是在聚焦。

我访问过多位成功人士,他们惜时间如金,而且最知道时间如何分配,印象最深的是王永庆。时间是他最大资产,他吝啬地使用。常常不顾情面下逐客令。5分钟内,王永庆看客人谈话内容投机,就会按一下桌下电铃,唤秘书进来,简单两字用台语说「咖啡」,示意秘书端咖啡进来,也表示他至少愿意与你长谈;如果没有叫咖啡,表示无意与你久谈,最好10分钟后就告辞,否则15分钟后,他也会起身说,「今天就谈到这里吧!」。

华人首富李嘉诚多年来坚持早上6点钟起床,但是每天都把闹钟设在5点50分,这样他有10分钟时间准备起身。起床之后,他每天重新定义「重要之事」,而且全神聚焦在重要事项。李嘉诚每个人生阶段都不断调整他的聚焦之处,在1990年后他专注投资大陆房地产,获利以千亿计;2012年后,大陆房市不再光鲜亮丽,加上习近平上台后,政治局势快速转变,他开始卖掉大陆房地产,投资欧洲。当时欧债危机又急又长,很多公用事业电讯电力公司降价求售,李嘉诚又趁机入主很多公用事业。这些企业都不受景气影响,他在最低点买进,可攻可守。

又如台积电创办人张忠谋,我曾访问他写成《半导体教父张忠谋》一书,写完后,他跟我正经地算起帐:「你用了我144个小时」。虽然时间长,接受访问时,他专注回答问题,不接电话,部属不会进来,我们用最快的时间访问完毕,就顺利出书。他觉得因为专注,时间运用得很有效率。张忠谋还有分段聚焦法,有次我采访他有关台积电投资一家子公司的问题,他觉得很难解决,就跟我说,现在不想了,等到明天再想。

不管政治人物或企业领导人的重要魅力,都是在聚焦,当他们与人谈话时,眼光直视对方全力说服或倾听,纵使只5分钟已经足够给对方深刻印象

聚焦管理很重要,不要同时间做很多事,结果哪样都做不好,例如一面跟人谈话,一面查手机,如果对方是你的重要客户,你这笔生意绝对做不成。