唐凤爱用的番茄钟工作法 一条基本原则最难做到又容易恶性循环
▲政务委员唐凤采取「番茄钟工作法」来完成每一件事。（图／记者李毓康摄）
最近在国际爆红的政务委员唐凤，本身是资深远距工作者，也认为在家工作将是未来一大趋势，但这样的情况下，有效的时间管理显得很重要，她在接受周刊专访时提到，自己采取的作法是25分钟专注工作、5分钟休息，这套时间管理法正是被许多人推祟的「番茄钟工作法」，近期再度引起关注与讨论，而在《间歇高效率的番茄工作法》这本书中，也说明为何不该低估设定时间表的重要性。
以下精选摘文摘自《间歇高效率的番茄工作法：25分钟，打造成功的最小单位，帮你杜绝分心、提升拚劲》，采实文化授权提供
基于数个理由，你绝对不该低估时间表的重要性：
1. 设下期限。期限有助于好好工作，全力以赴，力求在时限前完工，就如番茄钟的钟响（前提是我们真正体认到期限不得违背）。2. 分隔工作时间与休息时间。休息时间最好是拿来做非工作事项或临时事项，如同燃料的作用，替头脑加油。若无休息时间，创意、热情与好奇心会下降，人会愈趋疲乏没劲。就像若无汽油，引擎无法运转。3. 供我们衡量工作成果。写下今日工作表之后，目标就是在期限内尽力做好。如果工作无法如期完成，就设法了解问题所在。而且我们还得到一个宝贵资讯：这一天完成了几个番茄钟。
番茄工作法的重点不是浪费了多少时间，而是达成了多少番茄钟。隔天你要记取数目，衡量当天有几个番茄钟，再依个数填入待做事项。
谈到时间表，最大的问题是不够重视，未加妥善遵守。假设现在是下午3：00，你进度落后，不如预期，所以跟自己说：「今晚我加个班来弥补。」你既逞强又愧疚，结果今晚效率不彰，然后明晚效率不彰，后天晚上继续不彰。愈是一再延误，整体成果愈差。罪恶感像雪球愈滚愈大，但为什么？亡羊补牢不行吗？难道加班无法减轻罪恶感吗？
其实，这容易陷入恶性循环：时程打破，疲惫堆积，效能下降，之后的期限继续耽误。
重点在于，妥切的时间表必须好好遵守。时间表有各个时段，安排各种事项，善加遵守意谓着摆脱「再5分钟就好」的症头。期限一到，就像番茄钟一响，所有动作就此暂停。无论番茄钟还有多少时间，你务必遵守一条基本原则：时间表永远高于番茄钟。另外，妥切的时间表得包括休息时间。
高效诀窍如果重要事情的期限到了，你却还没做好，不得不赶工，这时，可以把加班时间加进时间表，以暂时刺激工作效率。一般来说，为了避免上述恶性循环，获致正向结果，加班不该超过连续5 天。你替这期间另订特例时间表，并预留一段恢复期，用来因应必不可免的效率下降。
我们以「上午8：30 至下午1：00」和「下午2：00 至5：30」两个时段的时间表为例。现在是8：30，亚伯特设定今天的第1 个番茄钟，准备从头到尾回顾昨天做的事，迅速浏览事项盘点表，填进今日工作表，而工作表上会包括这个设定计划的时段。
此外，亚伯特也用这个番茄钟时段检视办公桌上的东西是否就定位，顺手整理。当番茄钟响起，划记「×」，休息一下。
下一个番茄钟开始：第1个正式开工的番茄钟。再来2个番茄钟也拿来处理同一事项。整组4个番茄钟结束，进行一次较长的休息。亚伯特虽想继续工作，但接下来的工作负担满重，所以他决定休息久一点，不是休息最低时数的15分钟，而是休息20分钟。
接着，他设定新的番茄钟，一连完成整组4个番茄钟，然后查看手表，现在是12：53，时间刚好够再次整理桌面，把需要归档的资料搁在一边，检查今日工作表是否清楚填妥，然后再去吃午餐。下午2：00，亚伯特在办公桌就位，设定番茄钟，重新展开工作。在各番茄钟之间，他没做多少休息。
然而，4个番茄钟之后，亚伯特开始疲惫，想好好休息，于是出去散步，尽量斩断工作的事。30 分钟后，亚伯特设定新的番茄钟。钟响，划记「×」，休息一下。他把最后一个番茄钟用来回顾今天，填纪录表，注明待改进处，划记明天的工作表，整理办公桌。番茄钟响，短暂休息，查看手表，时间是下午5：27。他整理四散的纸张，排好盘点表。下午5：30，自由时间开始。
有关这个例子，在此提出两点：
1. 时间绝少能都用来工作／读书。依总时间8小时来说，2个番茄钟用来处理组织事项（1小时），12个番茄钟（6小时）用来工作或读书。
2. 基于番茄工作法，流逝的时间并非第一重点。除非有干扰未妥善处理，否则在上午或下午结束之际，只须看完成了几个番茄钟即可。时间表由各组番茄钟巩固。几分几秒不重要，重点是按番茄钟工作与休息。
▲「番茄钟工作法」创始发明人法兰西斯科．西里洛，无意间从厨房里的番茄钟计时器得到启发，从中找到控管时间的方法。（图／采实文化提供）