肺炎疫情企业因应法则！善用云端让危机变转机
▲企业运用Google云端办公工具，可以轻松改变工作型态。（图／田中系统提供，下同）
据统计工作占了人生1/3以上的时间，若是有快速、聪明的办公智慧应用，不但能提高产能，还能让工作时更加轻松，Google应运而生的云端办公工具G Suite，正是科技为人们解决问题的绝佳表现。当面临无法预期的天灾或突发状况时，每天「到公司上班」、「在办公室工作」的正常模式不得不改变，企业该如何让绩效与营运维持正常，又能让员工工作效率大提升呢？
在台湾深耕多年的田中系统，早在今年2/3起就利用云端科技以及转换硬体设备，让员工不需要进办公室，就能远端工作，并且详细记录过程，与其他企业分享如何使用Google G Suite远端协作办公的经验。
总经理田中志幸说：「我们本身是Google云端办公工具-G Suite的经销商，公司也使用这套工具，G Suite是改善整合工作模式的一个非常好用的工具。」经由活用G Suite的功能，田中系统全体员工快速转换成「临时」在家工作模式。因为G Suite的云端系统功能，基本的邮件、档案分享完全没有问题，加上会议也是使用Google Hangout Chat视讯，「面对面」即时连线沟通零距离。「一直以来台北办公室跟马来西亚分公司，上班时间便以视讯即时连线对话，也习惯用视讯工具来开会。」另外公司使用IP电话，员工在家里可以直接用电脑或手机接听、拨打公司电话，还能内线转接给同事，功能跟在公司里完全一样。连传真也自动上传到云端硬碟，Google Hangout Chat会即时通知。
▲Google G Suite视讯会议不受限空间、地点，顺利进行面对面通讯，决策更快速。
很多企业不知道该如何开始，害怕云端化，其实只需要找到提供专业云端导入规划，且服务完备的中间商当做桥梁，耗费的时间和人力成本就会大幅下降，一旦出现突发状况，中间商也能马上排除问题。田中系统正是利用自身的专业活用G Suite的功能，才能仅用几天的时间就流畅转换成在家工作模式，总经理田中志幸也将这次心得分享在部落格中，让考虑云端化的企业或对改善工作模式有兴趣的人参考。
例如这次新冠肺炎的疫情影响，田中志幸表示：「我不是推荐所有公司导入在家工作，但像我们有G Suite的公司，就能轻松开始进行转换工作模式。首先是能降低公司群聚感染的风险，再来因为有了工作弹性，减少大量上班族需要通勤、同时挤在公共运输系统上的状况。员工能在疫情确定结束后，再回到公司上班。」谈到公司营运方面，田中志幸笑说：「目前营业收入完全没有影响，唯一担心的是，疫情一旦拖久，到时大家反而习惯在家工作，回到工作场域时会有种许久不见的紧绷感。」
▲工作范围不再仅限于办公室内，家中、户外、移动中都能随时投入处理。（图／翻摄自PAKUTASO）
想要尝试却还是担心转换工程浩大？田中系统荣获Google Cloud Partner「工作模式转型」专业认证，为每位客户安排一对一专属的G Suite专家，介绍最合适的系统方案，若还想让系统应用更完善，加速工作效率，例如优化工作流程、工作自动化等，不必烦恼自家公司没有IT，田中系统会依照需求，给出结合其他工具的最佳规划建议。台湾至目前已有2000家企业成功导入，使用后的续约率达95%，客户满意程度相当高。
在瞬息万变的时代，田中志幸认为企业需要危机管理，「对市场或环境变化要有弹性。」所谓危机就是转机，不论是企业或员工个人，具备未雨绸缪的思虑，迅速应对的机制，再加上善用资源减低工作负担，就能帮助自己在竞争激烈的职场中脱颖而出。 透过田中系统了解G Suite►►►