网路资讯杂志／12个步骤最佳化软体支出成本
作／史蒂芬
要长期控制固定成本支出是IT部门的第一要务，而软体的授权、运作与维护成本尤其让人头疼。而要达到此一目标，可以从两个层面做起：拿到更有力的条件，然后严格管理授权。
在《企业应用调查》中，要求受访者为他们采用的企业应用科技，从9个面向进行满意度评分。
持续维护与支援的分数最低、初期成本的得分也不高。而且常看到客户被计划以外的成本吓一跳，因为有时候金额很庞大，这些成本包括为了支援临时计划而产生的新授权费用、更换合作厂商、甚至是维护老旧的平台。
另一个问题则是软体授权范围与实际使用的差异。根据经验显示，造成这些状况的原因，从不当的资产管理、一直到独立采购等，都局限了企业整体的能见度。面对软体授权这种既昂贵又复杂的事情，资讯透明是很重要的。
软体维护是大型软体公司的主要营收来源，Forrester表示，重复循环的维护费用可以占到多数软体应用公司营收的将近50%，而且每年还以10%速度往上成长，所以他们会尽可能从服务合约中赚取每一分一毫的营收。
因此，有些公司想要摆脱主要的软体业者，改选一些第三方提供者，例如Spinnaker Support或Rimini Street；但是在这些公司发展的更成熟之前，最好不要这么做。
目前看来比较好的方式，还是更有效率地管理自家与主要软体业者的维修合约。要达到这个目标，在此提供12个步骤，主要包含两个领域：拿到更有力的条件，然后严格管理授权。
下述所提及的前面6个步骤，都是在谈如何在订立契约过程中拿下有利的交易服务条款。
1.减缓一年又一年的涨价：企业用的电脑软体通常可以使用超过5年，而软体业者通常会提议每1至2年进行一次维护。此时，应该坚守符合软体资产寿命的维修频率。并可以坚持在5年内不能调涨维护费用，且之后每年的调整幅度不能超过2%。
2.钉住未来采购软体的价格：透过服务条款的订立，在这段期间，甚至这段期间以外，如果有超出原本计划的过度配置，也不能多收钱。
软体业者非常希望获利数字亮眼，所以必须确保非计划性的过度配置也涵盖在相同的价格方案里，一切以计划好的、经过双方协议的软体采购为准。
3.拟定不必多收钱也能升级的方案：除非特别提出要求、或者希望使用升级后的新功能，否则公司实在不必多付一毛钱给厂商进行升级。
4.拟定弹性的服务条款：让公司可以选择何时中止维护服务，因为企业的应用组合很少会在授权协议期间一直维持不变。
如果公司成功地整合、或淘汰了组合中的一部份，就应该要享受到成本降低的好处；也就是应该能够不必再支付与该授权相关的维护费用。
5.可移转到其他事业单位的权利：应该要能让一个授权软体在不同单位间转移，并取代个别产品。当软体组合需要改变时，这可以让某种产品的使用量往上增加，然后降低其它产品的使用量。
6.避免无用软体：通常一次购买大量产品时都能享有最多折扣，但也要小心软体业者透过绑售方式把不必要的东西卖给公司。
网路资讯256期