林家如／引入「公司秘书」制度，为公司把关
▲公司秘书的职责为把关董事会遵循法律义务，若能透过适合我国实务的修法引入，相信能提升公司治理成效。（图／视觉中国CFP）
经济部商业司日前表示有鉴于国际先进国家都有采纳「公司秘书」（company secretary）制度，已初步取得金管会同意，让例如公司资本额在 5 亿元以上之大型公开发行公司先行采纳该制度，相关规定出炉后会纳入本次公司法修法草案。然而，此倡议却引来各界砲轰，认为公司秘书在现行法制下权责不明，若是受雇于董事会，其独立性与公正性亦颇有疑义，进而质疑公司秘书制度是否真能促进我国公司治理成效。
在探究前开批评是否有道理前，有必要先了解「公司秘书」制度的起源，以及国内企业实际使用此制度的运作现况。
首先，该制度起源于英国，一开始只是公司一般性的文书人员，之后公司秘书的职能逐渐扩展，1948 年英国公司法正式将公司秘书纳入，并将其定位为公司的高级人员（officer）之一。今日，甚至有人提议应将公司秘书改称为公司治理长，较符合其角色定位。
而我国若要引进公司秘书（或公司治理长）制度，其职务内容为何？此问题可参考民间公司法全盘修正修法委员会先前提出的《公司法全盘修正修法建议》，该报告建议公司秘书之权限应为：一、协助董事会遵循法令，协助独立董事及相关委员会于会前获得充分资讯。二、保存董事会及股东会议事录及相关文件。三、处理登记、申报及公开揭露事项。四、设置法令遵循制度，提升治理水准。
据目前国内采行该制度之公司运作实务经验，在董事会成员确实认知其董事权责，且积极行使其董事职权的情况下，公司秘书的设置确实有助于发挥公司治理成效。举例而言，当收购不动产交易议案在公开发行公司的董事会提出时，身为董事会守门员的公司秘书，首要任务便是确保董事会能获得足够、专业且正确之相关资讯，以做出对公司最有利之决策。
详言之，公司秘书在此情况首要思考的便是合法性，倘若公司欲从事此交易，是否须依公司取处办法规定取得鉴价报告？如已达法定门槛，自须要求相关业务单位取得鉴价报告并提出于董事会。如未达法定门槛，公司秘书此时即须以其专业进行评估，公司从事此交易未来遭相关主管机关甚至司法单位质疑之可能性。假设公司已依法合规取得鉴价报告，公司秘书则须进一步思考鉴价报告内容之正确性，及是否需要请公司内部财务、业务等相关部门准备更进一步之议案相关资讯（例如：不动产市场走势、此不动产交易对公司之影响评估等），提出于董事会，以协助董事们做成对公司最有利之判断。
从上述国内企业实际运作情形可知，公司秘书除了消极把关董事会及董事是否有遵循其法律义务外，尚具有进一步强化公司治理，使董事会发挥超乎法定义务职能的积极作用。此外，修法草案并未强制公司设置公司秘书，且针对上市柜公司则系采取逐步引入的方式。至于有关由董事会聘任公司秘书将降低公司秘书独立性，及公司秘书权责不明等批评，反而应是该制度引入我国后能更臻完善的动力。未来修法过程中，若能继续讨论是否可能有更好的公司秘书聘任程序及方式，并提议将公司秘书明订为公司法下的经理人，且进一步检讨公司法下经理人的相关权责规定，相信将更能提升我国公司治理的制度设计与实际成效。（本文转载自创拓国际法律事务所）
●林家如，创拓国际法律事务所律师，台大法律硕士。以上言论不代表本公司立场。