【英语多益通】如何在办公室留英文Message?

文／周强

「Message」这个字是「讯息」、「留言」、「口信」，应该是耳熟能详。当你打电话到ABC公司要找Mr. Smith，而他的秘书告诉你Mr. Smith正好不在的时候，你会问这位秘书：「May I leave a message with Mr. Smith?」。这是最标准的「留口信、留话」给某人的说法，用的是「leave a message with somebody」。这里的「leave」是「留下…」的意思。

但是情境不同，用语亦不同。如果你的主管Ms. Mary White是外国人，而你在办公室接到要找她的电话、而她正好不在的时候，你可以询问来电者：「May I take a message?」，意思是「需要我帮您传口信吗?」这里的「take」是记下口信再转给相关人士的标准说法。

注意，「leave a message」与「take a message」是不同的！

「message」在办公室与国际职场都是重要的沟通工具。如果你的主管或同事是外国人，你一定有机会写message给他(她)们。正确的英文message写法可以提升工作效率，但是错误的英文message，轻则降低别人对你専业工作能力的评价，重则延误事情，造成公司失误，甚至饭碗不保。

「message」既是这么常用的职场沟通工具，那么它们被多益测验拿来作为出题的材料，也就毫不为怪了。就拿具有多益测验指标意义的〈多益测验官方全真试题指南III〉来看，在阅读测验Part 7里，就有一题「Office Message」。我们可以用此题为例，学习办公室留言的写法以及多益测验的阅读技巧。

首先，办公室留言不但内容很重要，它的格式也会影响这则留言的效率。第一步先要确认这则留言的接受对象、而且要记下留话的人、留话的日期时间，以及这则留言是由谁传话——也就是书写这则留言的人。

从文章的篇幅中可以看出，此则留言是要给Takashi Matsumoto的，因为留言单上写着「TO：Takashi Matsumoto」。而留话的人是Karen Lang，因为有「FROM： Karen Lang」字样。而留言的时间可从「TIME： 9:30, Thursday」可以看出应该是周四早上九点半。

至于写这则留言的人，可以从页尾的「Taken By： Mike Nguyen」可以看出，传口信的人是Mike Nguyen。前面已述「leave a message」与「take a message」有所不同，所以「Taken By： Mike Nguyen」就是指「This message is taken by Mike Nguyen.」，take在此用的是「beV + p.p.」的被动式。

如果公司有既定格式的留言纸张可用时，则可用现成的留言单。如果没有既定格式，可以自己书写上：「TO:」、「FROM:」、「TIME:」、与「Taken:」。有些人贪图方便而忽略了留言里这些「TO:」、「FROM:」、「TIME:」、与「Taken:」，只是写上留言内容之后，就一张纸片放在当事人桌上。有时候这页留言可能会误夹在其他文件或是被电风扇吹走，造成留言资讯无法正确判读。笔者就曾遇过办公室里因为一张不知何处而来、何时留言的message而召开跨部门会议。因此不要小看它们的重要性。

传口信的Mike Nguyen第一、二句话就写道：「Karen Lang from C&P Accounting called. She wants to arrange a new meeting with you.」在传口信的时候，「from」是一个很好用的介系词，因为用from可以很快地就表达「某某公司的某人」，例如「CNN公司的Smith总裁」可以用President Smith from CNN；而「Palmforce公关公司的Meyer女士」可以用Ms. Meyer from Palmforce PR。这封口信的第一句就切中要点的指明「C&P会计事务所的Karen Lang打过电话来；她要与你安排一个新的会面时间。」

传口信的Mike Nguyen接着写道：「Instead of on Monday at 11, can you see her on Tuesday at 1:30? She’ll be able to go over the contract with you then.」句中的「instead of」是多益测验的常用片语，表示「不…而改…」或「代替…」，例：We used smartphones instead of traditional cell phones. (我们不使用传统式手机而改用智彗型手机。)所以，来电者要把原本周一11点的见面时间，改为周二的1点半，而且要在那个时候与当事人一起审查合约(go over the contract with you then)。「then」这个字，不论在过去式或是未来式里，都表示「at that time」。(例)：

I was playing the piano with my sister then.= I was playing the piano with my sister at that time.(我当时在和妹妹一起弹钢琴。)

简洁地把事情交待清楚之后，传口信的Mike Nguyen最后要交待来电者的连络资讯：「She’ll try to contact you again this afternoon.」原来，来电者说下午她还会再打电话来。

用英文传口信的技巧不外乎「简洁、有力、清楚」，而且资讯要「正确」。看完以上这则五句话的简短留言，相信你不但看英文message没有问题，也掌握了写英文message的技巧了吧! 从以上得到的资讯，试试看能否回答以下问题：

Why did Ms. Lang call Mr. Matsumoto?(A) To reschedule an appointment with him(B) To ask if he will be able to meet a deadline(C) To inquire where a meeting will take place(D) To request that he send a new contract

[解析]：从这张传口信的message中，在开头即写到「She wants to arrange a new meeting with you.」，意即要重新安排碰面的时间，也就是答案(A)的「To reschedule an appointment with him」，所以(A)为正解。

附带，答案(B)的deadline、答案(C)的inquire、与答案(D)的request都是多益测验的高频字。

结语下一次你办公室里的老外如果传口信给别的同事时，你可以多留心一下他(她)的message是如何写的！

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