Smart智富/转化海量数据 变身易懂图表
文/Smart智富杂志 詹宛霓如果想在1∼2分钟内一次讲完数笔资料,该怎么做呢?靠图表就够了。图表的魔力在于具有画龙点睛的效果,不论是口头简报或是书面报告,只要在段落内加入图表,就可以清楚归纳方才讲述的所有内容,并下出强而有力的结论。
然而,用对图表能够加深记忆点,用错图表反而会让人搞错内容含义。Smart智富月刊在新出版的《人人都能学会制作厉害图表全图解》中,将透过「What(想传达什么讯息)」、「How(讯息间如何连结)」、「Why(为何使用此图表)」3要素,厘清讯息关系并找出对应图表,只要学会4种图表类型,就能呈现大多数的数据资料。
举例来说,如果你想向台下听众传达「本公司今年以来投资报酬率胜过其他竞争公司」,可使用横条图或直条图,并依投报率高低排列,反而能一眼看出本公司今年的投报率领先群雄。
在了解使用正确图表的重要性后,再进一步学习如何挑对图表来呈现讯息。基本上可以简单分成3步骤:
步骤1》找出要传达的讯息
首先,得先搞清楚自己想传达的重点为何?也就是,想让听众了解的事情是什么?要注意的是,想传达的讯息应该是个结论,而不是问句,以下将以「公司今年上半年每月营收皆持续增长」的图表呈现为例说明。
步骤2》厘清讯息关系
一般来说,想要表达的资讯通常都会包含在下列5种讯息关系之中:
1.成分比较关系:若想传达的讯息为各个部分占了整体的百分之几,就是所谓的成分比较关系。例如:①A产品的营收占了公司整体营收的35%。②A公司产品的市占率为整体市场的80%。③有一半的投资金额用于开发A产品上。
2.项目比较关系:简单来说就是比较事物的「顺位」和「排名」,因此想传达的讯息中,包含「较大」、「较小」或「两者相等」的字眼时,就代表讯息具备项目比较的关系。以下为范例:
①A产品的销量远超过B产品和C产品的销量。②A店和B店的销售额相当。
3.时序关系:时序关系指的是,讯息描述了数据在一段时间内的变化,因此如果想传达的讯息中,包含「上升」、「下滑」、「变动」等词语,就代表想传达的讯息包含时序关系。
由此可见,「上半年以来公司每月营收皆持续增长」,由于其包含「增长」这个关键字,强调的重点是期间内的变化,因此具备时序关系。以下来看更多的范例:①过去5年内股价稳定成长。② 房价所得比在过去10年内持续增加。③ 过去5年来利率持续降低。
4.次数分布关系:指的是「一段数值区间内,包含几个资料点」。例如:①大部分出货的商品,会在出货后2天∼3天内抵达。②大多数员工的年收入落在新台币40万元∼60万元之间。③大多数销售的产品价格落在新台币1,000元∼1,200元之间。
5.相关联关系:指讯息内包含2个变数,且变数彼此会互相影响,例如:①当业绩成长,业务员的薪水会跟着增加。②当被保险人的薪资提升,其保险的额度就会跟着增加。④ 当新屋开工率增加,汽车销量也会跟着增加。
步骤3》挑选图表类型
最后,则是根据讯息之间的关系挑选对应的图表类型。一般来说,用来表达「数据」的图表类型有圆饼图、长条图(包含直条图和横条图)、折线图和散布图只4种。
眼尖的读者想必已发现,对应到时序关系时,有折线图和条图可使用;而相关联关系,也有横条图和散布图可供选择,该如何区别该使用哪一种呢?以观察一段时间资料变化的「时序关系」来看,当资料期间较短且资料数目少时,就可以用直条图;反之,若资料期间较长且资料数目多,排成直条图会让每根直条变得太细,因此最好以折线图为宜。「相关联关系」也是,若资料数目少,用横条图即可,若资料数目多则用散布图。
从「公司今年上半年每月营收皆持续增长」来看,由于包含「时序关系」,因此要用直条图或折线图。且讯息本身包含的营收资料为1∼6个月,总共6笔,因此最适合的图表应该是直条图。
最后要提醒的是,适量的图表能让听众留下更深的印象,但使用过多图表,听众反而会失焦。 (本文摘自第1章)更多精彩内容尽在Smart财经好读