每天瞎忙效率差！ 「135 专注法则」教你脱离穷忙族
摘自：《电脑玩物站长的笔记思考术》
▲工作上有大量杂务、大量讯息，让你一团混乱？（图／视觉中国CFP）
●精选书摘
有时候我们都过度理想化，总还想「完成更多事情」，却没有意识到，这些更多的事情，反而可能是造成我们效率下降的元凶，因为做不完的焦虑，会反噬我们，导致我们连重要的事情也无法完成！
而如果你不知道怎么让自己「做得到」，可以先练习看看「1-3-5 专注法则的每日清单」。「1-3-5 待办清单法则」很简单，就是让每天的待办清单控制在以下的数量，并依序排列你的清单：
✔每天 1 件重要任务✔每天 3 件中等任务✔每天 5 件小型琐事
为什么要设限？不能自由列出我想做的事吗？
我们只要回想：自己原本的待办清单，为什么常常列了很多「想做」的事，很多任务打上星号提醒自己很重要，最后却每天留下一大堆未完成任务？甚至因为清单太长而打乱自己做事的节奏，让自己「犹豫不决无法明快决策」？这时候，你就知道「设限」很重要。
事实上，每天时间有限，所以我们可以完成的任务也有限，若不设限，反而让自己在太多「想做」的事情中，东摸西顾，迷失了「去做吧！」的动力。
找回「有重心」的工作方式
转换你的观念，放下「每天想要把所有事情完成」的执念，因为你想做的事情永远多于你可以做的时间。
拾起新的想法：「每天只要能往前迈出重要的一步就好」，虽然不一定能让你更快到达终点，但一步一步迈进，终究会到，并且脚踏实地才不会中途迷失方向。
因此我对「1-3-5 法则」有一个延伸的解释：「有重心的工作方式」。不是完成很多事情你就会成长，如果完成的都是琐事也没用。
而「1-3-5 待办清单法则」帮我们聚焦「每天一件的重心」，那么，什么事情应该放在第一件任务呢？当然就是「自我和谐的目标」。或者，我们可以借用史蒂芬柯维的时间管理四个象限来选择：
在「1-3-5 待办清单法则」中，就能对应上面四个象限的任务来安排清单：
✔每天1 件重要任务：放入一件最重要的任务，例如今天要写年底新书第一个章节。
✔每天 3 件中等任务：如果还有重要并且快要变紧急的事，优先放入中型任务。如果没有，就放入紧急但不重要的中型任务，例如写一篇序。
✔每天5 件小型琐事：放入可以30 分钟内很快处理的琐碎任务，可能是紧急但不重要的小型任务，或是不紧急也不重要但是我想做的事，例如跑步运动30 分钟。
做得到，才能累积自我实现
每天 1 件重要任务：花三个小时。
每天 3 件中等任务：各花一个小时，总共也花三小时。
每天 5 件小型琐事：各花20 到30 分钟，预估总共会花掉两个小时。
这样的工作时间是多久？答案是8 个小时，不就是我们通常上班可以认真工作的时间了吗？已经占掉整天的1/3。
而且这8 个小时还是指全力工作状态，如果加上其他意外琐事、整理邮件杂讯、排程任务清单、阅读资讯、研究思考、家人相处、生活乐趣等等时间，还有你可能被叫去开会，或是要参加什么活动的时间，其实可以「认真」处理待办清单的时间真的所剩不多了，你每天根本没有8 小时认真工作的时间。
所以不要觉得「1-3-5 待办清单法则」好像很少，应该说我们时间本来就有限，做不完那么多事情，所以才利用「1-3-5 待办清单法则」找回工作重心。
「1-3-5 待办清单法则」不仅够用，而且最好我们还「不要把他列满」，每天才有安插临时要做的任务的余裕。
什么是满足呢？身为一个人，会感到满足的时候，就是最后的结果比她预期的还要多一点点，这时候你就会进入了一个幸福充足的状态，关键就是要比预期的还要多一点点。但是如果比预期的少一点点，我们可能就会感受到挫折、失败、失望，以及不满足的情绪。
可是如果我们不考虑现实，就会总是陷入这种不满足的情绪
我们在时间管理排任务清单的时候，也是类似的道理，我在今天排了十件事情，最后我只做到了八件，我觉得不满足，我觉得充满了挫折，可是如果我今天只列了五件事情，然而我最后有多余的时间多完成一件事情，即使最后完成事情甚至可能比较少，但是，我们就会进入一个今天觉得过得很充实很满足的状态。
而更重要的是，这样的状态如果能持续，我们的自我实现增加了，幸福感与自信提升，我们也开始认为自己是一个可以完成事情的人，于是时间管理也就会开始有不一样的改变。
▲利用笔记和整理来改变自己低效率的人生。（图／视觉中国CFP）
★本文经创意市集出版授权，摘自《电脑玩物站长的笔记思考术》