吴至格／小律师专栏：众里寻他千百度の电子档案命名篇
▲小律师随时会被老板、被当事人要档案，不能搞丢、搞混及搞乱档案，管理好档案，很快找到以前文稿「剪贴」，更可节省不少时间。（图／视觉中国CFP）
【第一次当小律师就上手】
当老板说「给我上次你写的答辩状电子档」时，除了不能跟老板说「我不是昨天就E-mail给你了吗？」外，最好不要花15分钟以上，你最好不要找不到⋯⋯。
小律师随时会被老板、被当事人要档案，不能搞丢档案、搞混档案、搞乱档案。而管理好、命名好档案，很快找到以前文稿「剪贴」，更可节省不少时间。
不少人习惯设「收文」、「发文」的子资料夹，但我个人不用如此分类（可能比较适合非讼律师），因我大部分在法院讨生活，诉讼是三角关系，还有与当事人间联系，上法庭时也没时间开不同资料夹、在不同资料夹间找来找去。所以我并没设「收文」、「发文」子资料夹，而是利用命名来整理、排序，以档名标示是何方的文书：
C1代表第一审法院，A代表原告（也可用P代表检察官），D代表被告。
案件上诉后，建议仍以第一审地位为准，否则案件一久，更来更去，还要想这一审谁是上诉人、谁是被上诉人，反而浪费时间。
太多子资料夹不见得能分门别类，我不喜欢设太多子资料夹（通常只设「草稿」及「资料」），因为我常常忘了档案存在哪，例如内部会议备忘录，可能存在「内部文件」，也可能存在「草稿」，有时会在「发文」⋯⋯，太多资料夹反而搞混。
用英文代表不同文书
中文档名虽然清楚，但档名会较长，用英文代表不同文书较为简洁，例如A代表原告书状、A001代表原告第一份书状（不会1000以上吧？）、L001代表第一份函（或律师函）、R代表笔录、E代表电子邮件、M代表备忘录，视个人定义而定。
内容通常比状名重要，光「陈报」、「答辩」、「准备」、「上诉理由」看不出内容，倒不如用中文写明文件的重要内容（两者都写也可），例如「C1-20120203-D002-证据能力」、「C1-20120214-D003-准1-传讯证人」、「C1-20120214-R003-确认争点」。
日期在前或在后均可以
档案通常是按「档案名称」排列，大部分的人会在档名中标明日期（不要民国、西元夹杂），借此排序档案。但日期在前或在后，视个人习惯而定：
「日期＋A001」：电脑会先依日期排序，可看出众多档案（文书）的时间先后次序。例如：
C1-20120109-A001-起诉书
C1-20120112-D001-要旨
C1-20120112-R001-准备1笔录
C1-20120203-D002-证据能力
C1-20120214-A002-补充理由
C1-20120228-D003-传讯证人
C1-20120112-R002-准备2笔录
C1-20120307-D004-陈报地址
「A001＋日期」：电脑会先依文书类别排序，资料夹会依不同文书分成不同区块（我是用此方式）。例如：
C1-A001-20120109-起诉书
C1-A002-20120214-补充理由
C1-D001-20120112-要旨
C1-D002-20120203-证据能力
C1-D003-20120228-传讯证人
C1-D004-20120307-陈报地址
C1-R001-20120112-准备1
C1-R002-20120112-准备2
版次或「草稿」
很多时候一个文件会经过数次的往返修改，不少人会在档名最后加上「V」注记版次，加「Fin」代表最后版次。
但次数一多，主要的资料夹中就有一堆不同版次的档案，加上有些半成品、作废的档案，主要的资料夹会显得杂乱，影响日后寻找档案的效率。
我会设一个「草稿」资料夹，在完稿以前都存在此资料夹中（还是要注记版次），让主要档案夹清爽、整齐，将来找档案也快一些。
▲电脑里设一个「草稿」资料夹，完稿前都存在此资料夹中（还是要注记版次），将来找档案也更快速。（图／视觉中国CFP）
联系用E-mail用同一档案
不少人先用Word写E-mail，但一封E-mail就一个档案，案件进行一段时间后，资料夹一打开都是email20120103、email20120104、email20120104-1、email20120104-2、email20120105⋯⋯，不但看得眼花撩乱，日后要找个东西，就要开、关一堆档案。
如果只是单纯联系（检送书状草稿、安排开会时间、催帐），用同一档案继续写即可（记得写上日期），日后检索会比较快，要找先前E-mail来剪贴时，也不用花时间开一堆档案。
至于特别代理权事项、和解（权限、确认）、重要期间通知、业务上所持有的金钱及提醒（警告）等宜以书面联系之重要事项，再独立开新的档案。
改别人的档名？
每个人有每个人的命名习惯，当你收到别人的电子档案时，如不改档名，会影响自己的档案管理，改了回传，又可能影响别人的档案管理。
此时可设「资料」档案夹，先用原档名存入寄来的档案，再依你个人命名规则另存新档。
用原档名存入档案，有两个目的：
1. 避免日后联系麻烦：
因为日后对方是用他自己的原档名来与你讨论、来跟你要档案（尤其老板），几个月后，你可能忘记或搞混了。
2. 避免日后争议：
对方（包括当事人、律师）都有可能寄给你档案，来来往往数次，用原档名保留对方寄给你的档案， 即保留修正前原状（档名及内容），日后即可查考历次修改内容。
如果有修正要回传时，稍微想一下对方的习惯与「个性」，决定回传哪一个档案。（或许有人会觉得干嘛想这么多？但律师就是要多想，小律师更要多想）
内部档案
像时序表、客户联系这些重要、常用，而且没有审级区别的档案，我通常会在档名最前面加上000、001等数字，这样电脑按档案名称排列时，就可快速找到你要的档案。也就是：
000-时序表
001-客户联系
002-内部会议
C1-A001-20120109-起诉书
C1-A002-20120214-补充理由
C1-D001-20120112-要旨
C1-D002-20120203-证据能力
C1-R001-20120112-准备1
C1-R002-20120112-准备2
如果原告、被告不只一人，命名档案时，我会设代号（D1、D2⋯⋯），或用英文姓名（DW、DL），例如：
C1-D1-D001-20120112-要旨
C1-D1-D002-20120203-证据能力
C1-D1-D003-20120217-证人
C1-D2-D001-20120112-要旨
C1-D2-D002-20120203-证据能力
C1-R001-20120112-准备1
C1-R002-20120112-准备2
不要自作聪明
不要乱取档名及资料夹的名称，例如「20120401-小三合约.Doc」、「兄弟阋墙案」、「吴胖子自诉案」⋯⋯，因不少事务所文件范本会预设印出路径及档名，一旦送至对方⋯⋯（实务上也曾出现送交法院及对造的委任书上竟出现「疯子xxx案」）。
最后，如果老板或事务所有自己的命名规则（例如档名要加上当事人编号），当然要依老板或事务所的规则，请绝对、绝对、绝对不能跟老板说「吴律师是这样命名的⋯⋯」。（本文转载自《在野法潮》13期）
●吴至格，理律法律事务所合伙律师，台北大学、律师研训所讲师（人物摄影／蔡世豪）。以上言论不代表本公司立场。88论坛欢迎多元的声音与观点，来稿请寄：editor88@ettoday.net