【英语多益通】5种礼貌问句，教你轻松写好英文追踪信
文／Buffy Kao
在发出询问信后，通常都会针对相关内容进行追踪，以确保事情后续发展是否符合公司需求，而大部分人都会撰写追踪信来掌握后续发展的讯息。追踪信的内容一般都会紧扣询问信的主题，因此信件会较简化。本文将介绍如何撰写追踪信，也会同时介绍一些多益职场关键字！
追踪信范例：
To: s.arthur@sunshinehotels.co.tw
Date: January 12
Subject: Sanso event on May 4
⑥Dear Sarah,
①Can you help me? ②Would you mind arranging a visit for my manager, Dana Smith, to see your conference facilities at the hotel? She wants to see what they are like. ③Would you be able to arrange this for next week?
Secondly, ④could you arrange a gift for each guest at the event? ⑤Are you able to do this for less than $100 per guest?
If that is ok, then could you send a new offer with the total price?
Many thanks for your help.
⑥Best wishes,
Jason
PS. I can’t open the pictures of the conference rooms you sent. ⑦Please advise.
这封追踪信用了许多提出请求的用语，请注意虽然信件大多用问句，但并不是真的在询问，而是提出请求：
委婉提出请求的5个英文问句
一、Could/Can you help me?
通常写追踪信的对象已经有一定的认识，因此信件开头可以省去打招呼的过程，直接进入主题，如范例中一开始就直接请求对方帮忙。一般来说，请求对方帮忙可以用「can」或「could」，但前者用法较口语，而后者较为正式。
二、Would you mind…
这句的用法较为委婉有礼，记得后面要加上「V-ing」。「Would you mind…」意思为「你介意…」，这属于委婉请求可否做某事的语句，而不是真的询问是否介意。而与「Would you mind」相似的请求语句是「Would you mind if I…」，意思是「你介意我…」，其用法有两种，说明如下。
动作者为说话者：Would you mind if I turn on the light?（我可以开灯吗？）要去开灯的人是说话者自己，因此后面的主词用「I」。
动作者为对方：Would you mind turning on the light?（你可以帮忙开灯吗？）说话者希望对方去开灯。
三、Would you be able to…
此句同样是委婉要求某人去做某事的表达语，只是换成「能够、有办法」的语气。请注意「be able to」需接原型动词，因此例文中「arrange」改用原型，而非动名词。
四、Could you…
同样是比较委婉的要求问句，也可以改成「Can you…」，只是语气稍微差异。
五、Are you able to…
属于比较直接的要求问句。
职场英文书信常用的开头与结尾敬语：Dear/Best wishes
如果彼此已经认识，开头可以直呼对方的名字，无需加上尊称，结尾招呼用语「best wishes」则多用在已经认识的朋友间，而「sincerely yours」则较有礼。通常可以借由彼此使用的词语判断关系。
使用这句话时要特别注意，若单用其实会产生一种命令的语气。注意范例中有特别强调，因为无法开启图片，因此需要对方建议处理方式，其实就是直接请对方帮忙的意思。不过为了怕使用错误，建议可用「inform」或「tell」，前者较正式而后者较口语。
1. This email is informal because:(A) It’s short(B) Jason uses Mr. Arthur’s first name(C) Jason uses a PS at the end
2. Dana Smith wants to:(A) test the conference facilities(B) go to the Sunshine Hotel(C) cancel the event
3. Jason wants Sarah:(A) to buy her a gift(B) to buy one gift for all the guests(C) to buy one gift for each guest
4. The present should cost:(A) under $100(B) over $100(C) $100
5. Jason is having problems:(A) with a document Sarah sent(B) with some photos Sarah sent(C) with some video Sarah sent
解析：1. 正解为(B)。这封信不正式的原因是写信者直呼对方的名字，因此答案为(B)。2. 正解为(A)。Jason的主管Dana Smith想要前往饭店去看看设备（to see your conference facilities at the hotel），因此答案为(A)，「测试饭店的设备是否符合需求」。3. 正解为(C)。Jason想要对方帮忙准备礼物给每个人贵客（arrange a gift for each guest at the event），合理判断当然是选(C)。4. 正解为(A)。礼物价值应该压在$100以下，因此答案应选(A)，「不足$100」。5. 正解为(B)。Jason遇到的问题为对方寄的照片打不开（I can’t open the pictures），因此要选(B)。
【多益模拟试题】
To: jkanake@thunder.comFrom: smilwlkie@lightning.comSubject: Notice of probationary status
Dear Jonathan,For the first two years that you distributed our products, you exceeded our expectations. Since then, we have seen a decrease in your shipments. As our general agreement ___(1)___, you must maintain at least 300 units to be considered a distributor for our product.Our records show that you have maintained a stock of 210 units, ___(2)___ the required 300. If you are not able to maintain this level of activity, you will no longer qualify to be a distributor.Please let us know ___(3)___ we can do to increase your customer base.
1. (A) exercises(B) identifies(C) stipulates(D) verbalizes
2. (A) apart from(B) other than(C) instead of(D) unlike
3. (A) how(B) if(C) that(D) what
解析：1. 正解(C)。题意为「根据我们的协议内容______，你必须维持至少300件的订单才能成为我们产品的经销商。」这题考的是单字用法，答案应该选(C) stipulates「规定」，因为彼此的协议算是一种合约，要用条款规定的概念。
2. 正解(C)。题意为「我们的纪录显示你维持着210件的订单，______要求的300件。」这题考的是介系词的用法，答案应该选(C) instead of「而非」，表达与前面语句的差异，为转折语气的介系词片语。
3. 正解(B)。题意为「请让我们知道______可以由我们来增加你的客源。」这题考的是连接词的用法，答案应选(B) if「是否」，表达写信者提出协助，看对方是否接受此协议。