【英语多益通】6大职场须知用语 礼貌回复询问信
文／Buffy Kao
上回我们谈到如何轻松撰写询问信，今天我们来看看如何回复询问信，若是有国外客户对你公司产品有兴趣寄来询问信，适时地回复，采用正确且合宜的文句，或许就能促成一场交易，增加当月业绩！而且电子邮件也是多益测验中常出现的题型喔！
以下就让我们来看看回复询问信的范例：
1. Thank you for your email of _____（date）.询问信的开头通常会先感谢对方来信询问，因此用thank you for your email of _____（date）来表达，后面接上日期能更明确指出回复的信件为哪封。请注意尽量不要用thanks for这种比较口语的用法，除了较不正式，也会显得太过随性，客户会感觉你不够重视他的问题。
2. With reference to~表示感谢后，可以用with reference to~来表示要回复信件的请求，并说明写信者为何要撰写这封信。范例中可看出写信者回复对方关于会议厅设备资讯的请求，这样的写法不但简洁有力，也可以让收信人快速抓到信件主旨。
3. Please find attached _____（附件形式）／information about~这句话常用于有附件的电子邮件内容，please find attached _____（附件形式）／information about~（请见附件___档／有关于～资讯）。范例中则是以这句话说明附件为PDF档，内容是台北饭店的描述。也有人会用please find enclosed information about~，但无论是用attached或是enclosed，都有表达附件的意思。建议大家可以两个交换使用，增加文具的多样性，读起来有变化感。
4. I’m pleased to inform you that~I’m pleased to inform you that~的意思是「我很高兴地告知你一个天大的好消息」。句型采用inform sb that，子句的结构表达告知的讯息内容。范例中的讯息内容为「一月底任何的预定都享有75折」，借此增加成交的可能性。所以在回复询问信时想要以优惠打折的手法吸引客户，都可以用这句话当作开头，来增加成交机率。
5. If you would like further information about~if you would like further information about~表达的是「欢迎对方随时来信询问」。注意would like后面加上名词作受词，请不要用want，后者太过口语，不适合用在商业书信。如果想要接动词，也可以改成if you would like to know more about ~来进行替换。
6. Please contact me on~（电话号码）please contact me on~（电话号码）的意思为「请直接打手机与我联系」。为了方便客户与你联系，最好还是提供联络方式。范例中，写信者希望客户可以直接以电话联系，因此留下了工作的手机号码。此外，也可以用please don't hesitate to contact me through email或please let me know来请客户与你联系。特别要注意，不要把contact和contract搞混，后者的意思为合约。
最后来看范例开头和结尾的问候语，因为在收到询问信时，我们可以得知来信者的称谓，所以可以直接称呼对方的名字。但如果是初次与对方接触，我们可以在名字加上先生／小姐的称谓，以面触犯对方。而结尾的yours sincerely和yours faithfully意思相似，都是表达感谢对方阅信的表达语。
接下来，我们从刚刚的范例信中来判断下列叙述句是否正确：1. Sanso Engineering is organizing a conference for January 7.（T/F）2. The hotel information can only be found on the website.（T/F）3. If Jason makes a reservation before February 1, he can get a discount.（T/F）4. The hotel is fully booked on May 4.（T/F）5. Sarah Arthur is the conference manager at Sunshine hotels.（T/F）
解答：1. January 7不是会议活动日，信中一开始说到Thank you for your email of January 7，因此我们知道January 7是对方询问饭店会议出租的来信日，因此这题叙述错误。
2. 在第二段里面说到please find attached a PDF file with a description of our Taipei hotel，因此我们知道除了网站之外，饭店资讯也可以在邮件附件里面找到，因此这题叙述错误。
3. 文中提到before the end of January预定可得到折扣，换句话说就是在二月一日前，因此这题叙述正确。
4. 文中提到We still have rooms available for the date of your conference, May 4，因此我们知道会议活动日当天仍然有空房（rooms available），因此这题叙述说已经客满是错误的。
5. 这要从信尾来判断，写信者Sarah Arthur后面附上自己的称谓为Conference Manager，因此这题叙述正确。
【多益模拟试题】
TO: syamoto@hyndi.comFROM: klee@globalmail.comSUBJECT: AE123-QR/20__Dear Ms. YamotoI am pleased to have the opportunity extended to me to work for your department. This position interests me greatly. However, I feel that the remuneration package you offer is not commensurate with my education and experience. Please consider that after eight years of experience in the field, I will be able to be effective immediately. I am eager to get started in the new job as soon as possible, and am confident that we can reach agreement on remuneration. I would like to meet with you again to discuss this, and will call to arrange an appointment.Best regards,Katie Lee
1. What is the main purpose of this email? (A) To accept a position (B) To request an appointment (C) To negotiate payment (D) To decline an offer
2. Which of the following is TRUE? (A) Ms. Lee is currently unemployed. (B) Ms. Lee worked in the same company for eight years. (C) Ms. Yamoto interviewed Ms. Lee. (D) Ms. Yamoto is in charge of accounts.
3. In the first paragraph, line 3 the word “commensurate” is closest in meaning to (A) balanced (B) indicative (C) matched (D) suitable
解析：1. 正解为(C)。这题问「这封电子邮件的主旨为何？」虽然前面说道I am pleased to have the opportunity extended to me to work for your department.「我们高兴能获得为您部门效力的机会」，但是however后面接的这句才真正道出写信者的目的。I feel that the remuneration package you offer is not commensurate with my education and experience 「我觉得你所提供的薪酬待遇与我的教育与资历不相符」，这里remuneration package指的是薪酬待遇，因用了package这个字，包含员工福利等。后面be commensurate with sth则表达与～相符，很明显写信者认为薪水太少，因此答案要选(C)，要谈判获得更好的薪酬。
2. 正解为(C)。这题问「下列哪个叙述正确？」下面I would like to meet with you again to discuss this「我有意愿再度跟你见面讨论薪酬一事」，从这里可以知道写信者Katie Lee已经和对方见过面了，只是对于薪资有疑虑，因此想再进一步讨论。因此我们判断她已经见过面试者，因此答案选(C)，而不选(B)是因为我们不能确定她过去八年的经验都在同一间公司。
3. 正解为(C)。第三题问说第一段第三行的单字commensurate和下列那个字意思最相近？因为commensurate with sth的意思是相符，因此选择(C)最适合。