【英语多益通】学会英文关键字Progress 让你开会更顺畅
▲ 开会获得经验和知识。（图／pixabay，下同）
文／徐碧霞
美国高尔夫球名将老虎伍兹曾说 “The amount of meetings I’ve been in --- people would be shocked. But that’s how you gain experience, how you can gain knowledge, being in meetings and participating.” （人们听到我参加开会的次数都很讶异。但是你需借由开会和参与会议才能获得经验和知识。）
连知名的球星也都需要经常开会，可想而知，一般上班族的职场生活里肯定有无数大大小小不同的会议。
1. 会议目的
开会是职场的一个重要环节，俗话说三个臭皮匠胜过一个诸葛亮，会议的本质就是借由众人的沟通，讨论而激发点子或解决方法。会议因为目的不同也有不同的名称，例如：
进度报告会议 status update meeting或progress meeting一对一的工作表现评估会议 staff appraisal meeting或performance appraisal meeting团队激励训练会议 team-building meeting年度会议 AGM(annual general meeting)
从这些会议名称中，我们先来学几个多益常用单字。progress (n) 进度，进步，进行常用在make progress（有进步），work in progress（进行中）。此外，会议在进行中也常在门口贴有Meeting in Progress的标志。
例句：Mary has made significant progress in her writing.（Mary在写作技巧上有很有进步。）
A: Have you finished your annual report yet? （你年度报告做完了吗？）B: (It’s) still a work in progress. （还在进行中。）
appraisal (n) 评估，评量类似的词还有assessment和evaluation，动词分别为appraise、assess和evaluate。Appraise当动词也可以用在评估房价，例如 appraise the value of the property。
The managing team made a careful appraisal of the situation and decided to issue a press release the next day. （管理团队仔细评估情况，并决定隔日发布新闻稿。）
2. 安排会议
在会议之前，还要安排和决定会议的时间、地点和参与者，在英文上安排会议可以用下面几个动词：arrange / organize / schedule / set up（安排）a meeting
Can you organize a conference call next Wednesday?Can we schedule a meeting sometime next week?We need to set up a meeting with our marketing team this week.
3. 会议时间
接下来要如何用英文询问可以开会的时间？
如果心里已有选定的日期，可说：
(Is there) any chance of scheduling a meeting next Monday? Are you free / available on ___(日期)____?Can we meet on ___(日期)_____?How about Monday morning, say 10:30?
* say在这里不能直接翻译成「说」，而是一个建议，「譬如」的意思。
如果要对方建议开会的日期，可以用下面的表现方式：What date do you have in mind? （你想要哪一天开会？）Can we find a time to meet? （我们可以找个时间开会吗？）
如果时间OK就可以说：___(时间)____ is fine for me.___(时间)____ sounds good.That date works for me.
如果对方提议的时间无法配合时，则可以用下面的句型再加上一个简短的原因。通常加了I’m afraid 语气就会比较婉转。
I’m afraid (that) I have another appointment then. （我那时有另个约。）I’m afraid I can’t, because I’m on a business trip that week. （恐怕不行，我要出差。）Sorry. I can’t make it/the meeting. （抱歉，无法参加会议。）
有时因为某些原因，会议需要取消或延期时，就可用下面的动词：cancel（取消） / postpone（延期）/ reschedule（重新安排）
We need to postpone the meeting until next week. Please inform the participants of the cancelation. Sorry for the short notice. （我们必须将会议延到下星期。请通知与会者这个消息。抱歉临时通知这变更。）
*inform (v) 通知通常用法是inform someone of something，「临时的知会」可以用short notice表示。
4. 会议地点
会议时间一旦决定好之后，就需要安排甚至预订地点。地点这个字此时常用venue，动词则可用book或reserve，或是make a reservation/booking。
I’ll have my assistant arrange a venue for our team-building event.（我会请助理安排我们团队激励训练大会的地点。）
The venue for our end-of-year party was a 5-star hotel downtown.（我们年终派对的地点是在五星级饭店里。）
Can you check the availability on ___________? We need a room which can hold/accommodate 30 people.（你可以查一下某日是否有空位？我们需要一个可用容纳30人的房间。）
Hold (v)这里当作「容纳」解释，也就是accommodate的意思。Hold也可用于「举行」，此时通常用被动的表现方式。
例句：The annual realtor convention will be held in Denver in November. （房产仲介年度大会11月将在丹佛举行。）
熟悉了上面几个常用的句型和表现方式，相信商务英文会议第一阶段「了解会议目的、询问会议时间、安排会议地点」应该就可驾轻就熟了。
多益测验练习题1. _______ you have any questions regarding the meeting details, feel free to contact us.(A) However(B) Therefore(C) Despite(D) Should
2. We need to schedule a meeting to check the _________ we’ve made on the project.(A) regress(B) digress(C) progress(D) profession
正解与解析1. 正解(D)。本题为文法题，最主要为倒装句Should，在此解释为「如果」，也就是 If的意思，因此正确答案为(D)。(B)「因为」，(A)「但是，然而」皆与语意不合。 (C)despite「尽管」后面须接名词或名词片语，不可直接接子句。本题题意为「如果你有任何关于会议的问题，请联络我们。」
2. 正解(C)。本题为单字题，这些选项的拼字都类似，(A)regress可做动词或名词，做「后退，退化」解释，(B)是动词「离题」，通常用digress … from， (D)profession是名词，「职业」的意思。所以符合本题题意「我们需要安排一个会议来讨论我们专案的进度如何。」的正确答案是(C)「进展」。